Jos viranomaiselle toimitettava asiakirja on puutteellinen, viranomaisen on

• kehotettava lähettäjää täydentämään asiakirja määräajassa
• ilmoitettava, miten asiakirjaa on täydennettävä
• tarvittaessa opastettava, mistä puuttuvat asiakirjat on mahdollista saada.

Asiakirjan täydentämisen tarkoituksena on saattaa asia ratkaisukelpoiseksi. Asiakirjan täydentäminen koskee lähtökohtaisesti kaikkia viranomaiselle toimitettuja asiakirjoja eli myös lisäselvityksissä olevien puutteiden korjaamista. Täydentämismenettely koskee myös sähköisesti toimitettuja asiakirjoja.

Eläkelaitos ei voi esimerkiksi hylätä eläkehakemusta suoraan jonkin puutteen vuoksi, vaan eläkelaitoksen on varattava asiakirjat lähettäneelle henkilölle tilaisuus poistaa puute tai täydentää hakemusta. Jos hakemus on tehty väärällä lomakkeella, hakijaa pyydetään korjaamaan puute. Jos asiakirjoista puuttuu erillinen asiakirja, esimerkiksi lääkärintodistus, hakijaa pyydetään toimittamaan se. Eläkelaitos voi asiaa käsitellessään pyytää myös lisäselvitystä esimerkiksi vaatimuksen perusteista tai muista seikoista.

Asiakirjassa olevasta puutteesta ilmoittaminen

Eläkelaitos voi ilmoittaa asiakirjoissa olevista puutteista lähettäjälle kirjallisesti tai suullisesti. Eläkelaitoksen on kuitenkin tarvittaessa voitava todentaa tehty täydennyspyyntö ja täydennyspyynnön sisältö. Mikäli asianosainen ei reagoi suulliseen täydennyspyyntöön, on hyvä toimittaa täydennyspyyntö uudestaan kirjallisena. Puutteen poistamiselle tulee asettaa aina määräaika. Määräajan pituudesta ja asettamisesta säädetään tarkemmin HL:n 33 §:ssä.

Asianosainen voi myös omasta aloitteestaan täydentää hakemustaan tai muuta asian käsittelyä varten toimittamaansa asiakirjaa sekä toimittaa käsittelyn kuluessa viranomaiselle asian ratkaisemisen kannalta tarpeellisia asiakirjoja.

Täydentämismenettelyyn ei ryhdytä

Asiakirjan täydentämismenettelyyn ei tarvitse ryhtyä, jos asiakirjan täydentäminen on asian ratkaisemisen kannalta tarpeetonta. Täydentämistä voidaan pitää tarpeettomana esimerkiksi silloin, kun

• puute asian laatuun nähden on vähäinen (esimerkiksi asuinpaikkaa koskeva tieto, jonka viranomainen voi itse täydentää)
• puuttuva tieto ei vaikuta asian ratkaisuun
• asiakirjoista on heti nähtävissä, että vaatimus on hylättävä esimerkiksi sen vuoksi, että edellytykset eivät täyty.

Viranomaiselle saapunutta asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä ja eheyttä ole syytä epäillä. Säännös tulee sovellettavaksi silloin, kun erityislakikaan ei vaadi allekirjoitusta.

Myöskään sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä ja eheyttä ole syytä epäillä. Tämä koskee myös asiakirjoja, kuten valituskirjelmiä, jotka erityislainsäädännön mukaan on allekirjoitettava.

Tarkemmat tiedot

Jos viranomaiselle toimitetussa sähköisessä asiakirjassa on selvitys asiamiehen toimivallasta, asiamiehen ei tarvitse toimittaa valtakirjaa. Viranomainen voi kuitenkin määrätä valtakirjan toimitettavaksi, jos on aihetta epäillä asiamiehen toimivaltaa tai sen laajuutta.

Jos asianosainen ei toimita asiakirjaan täydennystä

Jos asianosainen ei täydennä hakemustaan tai asiakirjaansa asetetun määräajan kuluessa, asia ratkaistaan olemassa olevien tietojen perusteella.

Eläkelaitos ratkaisee asian olemassa olevien tietojen perusteella esimerkiksi silloin, jos asiakirjoista käy ilmi, että tietyt etuuden saamisen edellytykset eivät täyty eikä asianosaiselta ole saatu selvitystä siitä, milloin edellytykset täyttyvät. Eläkelaitos voi kuitenkin pitää asian vireillä haluamansa ajan ja odottaa edellytysten täyttymistä.

Jos asiakirjoista puuttuu niin oleellista selvitystä, ettei ratkaisua voida tehdä, hakijalle annetaan päätös asian tutkimatta jättämisestä.