Viranomaiselle on asetettu yleinen asian selvittämisvelvollisuus. Hallinnossa noudatetaan myös yleisesti periaatetta, jonka mukaan selvityksen hankkii se, jolla on siihen paremmat mahdollisuudet.
Asian selvittämisellä tarkoitetaan asian ratkaisemiseksi tarpeellisten selvitysten hankkimista ja esittämistä päätöksentekoa varten. Oikeaan ratkaisuun pääseminen edellyttää, että kaikki asiaan vaikuttavat tosiseikat ja tarpeelliset todisteet niiden olemassa olosta ovat käytettävissä.
Viranomaisen yleinen selvittämisvelvollisuus
Päävastuu asian selvittämisestä on viranomaisella.
Viranomaisen on huolehdittava asian riittävästä ja asianmukaisesta selvittämisestä hankkimalla asian ratkaisemiseksi tarpeelliset tiedot sekä selvitykset. Viranomaisella on viime kädessä velvollisuus huolehtia myös asianosaisaloitteisen asian selvittämisestä.
Lähtökohtaisesti viranomainen hankkii tarvittavan selvityksen omin voimin, ellei ole perustetta siihen, että selvitysten hankkiminen ja esittäminen kuuluu asianosaiselle tai muulle taholle.
Viranomaisen selvitysvelvollisuuteen kuuluu myös se, että viranomainen hankkii ne selvitykset, jotka se voi saada helpommin ja nopeammin kuin asianosainen ja joiden hankkimisesta ei synny asianosaisen maksettavaksi kuuluvia kustannuksia. Silloin kun eläkelaitos tekee aloitteen asian selvittämisestä (esim. yrittäjän työtulon tarkistaminen), sen tehtävänä on yleensä myös hankkia tarvittava selvitys.
Viranomainen voi hankkia selvitystä omin toimin tai pyytää sitä asianosaiselta tai muulta taholta. Viranomainen myös neuvoo antamaan oikeat selvitykset. Viranomaisella on toisaalta myös oikeus rajoittaa sellaisen aineiston vastaanottoa, jonka esittäminen on asian ratkaisemisen kannalta ilmeisen tarpeetonta.
Viranomaisten yhteistyö
Asian selvittämiseen liittyy myös viranomaisten yhteistyö, josta on yleissäännös hallintolaissa ja erityssäännös työeläkelaeissa.
Asianosaisen selvitysvelvollisuus
Asianosaisen on esitettävä selvitystä vaatimuksensa perusteista. Asianosainen yleensä esittää selvityksen samalla kuin vaatimuksen ja perusteet, mutta selvitystä voidaan toimittaa myöhemminkin.
Asianosaiselta saatetaan käytännön syistä pyytää sellaistakin selvitystä, jonka viranomainen voi itse hankkia, mutta joka asian laatuun nähden on tarkoituksenmukaisinta pyytää asianosaiselta (esim. tiedot hakijan yrityksen kirjanpidosta). Asianosaisen selvitysvelvollisuuden laajuuteen voivat vaikuttaa myös esimerkiksi vireillepanoasiakirjan liitteitä koskevat säännökset.
Asianosaisen on lisäksi myötävaikutettava vireille panemansa asian selvittämiseen. Asianosaisen tulee näin ollen pyrkiä viranomaisen kanssa yhteistyöhön, jotta asian ratkaisemiseksi tarvittavat tiedot saadaan tuotua mahdollisimman kattavasti ja totuudenmukaisesti esille.
Asian jääminen selvittämättä
Jos asianosainen ei anna häneltä pyydettyä selvitystä tai jos eläkelaitos ei voi hankkia sitä, asian selvittämättä jääminen jää asianosaisen vahingoksi. Eläkelaitos ratkaisee eläkeasian olemassa olevien tietojen perusteella. Jos asiaa ei voi ratkaista olemassa olevien tietojen perusteella, eläkelaitos jättää asian tutkimatta ja antaa tutkimattajättämispäätöksen.
Apulaisoikeuskansleri on antanut päätöksen, jonka mukaan Kela ei täyttänyt hallintolain 31 §:n mukaista viranomaisen selvitysvelvollisuuden vaatimusta.
Päätöstä koskevassa tapauksessa Kela ei ollut saanut asianosaiselta vastausta selvityspyyntöönsä eikä siten tarvitsemiaan tietoja, joten Kela oli poistanut henkilön Suomen sosiaaliturvasta. Koska asiaa koskevassa soveltamisalalaissa ei ole säädetty Kelalle oikeutta poistaa henkilöä Suomen sosiaaliturvasta sillä perusteella, että asiassa ei ole saatu tarvittavaa selvitystä, Kelan menettelyyn asian selvittämisessä olisi tullut soveltaa hallintolakia. Hallintolain mukaan päätös voidaan tehdä vain riittävästi selvitettyjen tosiseikkojen perusteella.