Kirjallisesta päätöksestä tulee käydä ilmi seuraavat asiat:
- päätöksen tehnyt viranomainen
- päätöksen tekemisen ajankohta
- asianosaiset, joihin päätös välittömästi kohdistuu (nimitieto riittää)
- asian ratkaisu eli yksilöity tieto siitä, mihin asianosainen on oikeutettu tai velvoitettu taikka miten asia on muutoin ratkaistu
- päätöksen perustelut
- sen henkilön nimi ja yhteystiedot, jolta asianosainen voi tarvittaessa pyytää lisätietoja päätöksestä
- allekirjoitus ja nimenselvennys.
Asian ratkaisu
Asianosaisen tulee ymmärtää päätöksestä, mitä hänelle on myönnetty, mitä hän saa tehdä tai mihin hänet on velvoitettu ja mitä hänen tämän vuoksi tulee tehdä. Se, miten tarkoin päätös tulee yksilöidä, riippuu asian laadusta. Lähtökohta on, että asianosainen saa päätöksestä tietää, miten viranomainen on tarkoittanut järjestää päätöksellä ratkaisemansa asiat.
Myönteisessä eläkepäätöksessä todetaan, kenelle eläke on myönnetty ja miten se maksetaan (kuukausittain, maksupäivä ja -paikka). Päätöksessä viitataan myös tehtyihin laskelmiin sekä mahdollisiin erillisiin päätöksiin, joita asiassa on tehty, esimerkiksi päätökseen takautuvalta ajalta maksettavasta eläkkeestä. Jos asian käsittelyn yhteydessä on tehty laskelmia, ne liitetään päätökseen.
Päätöksen mukana lähetettävässä saatteessa hakijaa pyydetään tarkistamaan, että kaikki työsuhteet on otettu huomioon eläkettä määrättäessä. Päätökseen merkitään vain lakisääteiset eläkkeet (myös rekisteröidyt lisäeläkkeet).
Rekisteröimättömistä lisäeläkejärjestelyistä annetaan erillinen päätös.
Päätöksen on oltava ymmärrettävä (selkeysvaatimus)
Päätöksen tulee olla ymmärrettävä. Päätöksessä on esitettävä asian ratkaisu ajatuksellisesti ja kielellisesti ymmärrettävästi ja yksiselitteisesti. Ymmärrettävyyttä arvioidaan lähtökohtaisesti asianosaisen kannalta.
Päätöksessä käytettyjen ilmaisujen ymmärrettävyyttä edistävät muun muassa
- yleiskielen käyttö
- selkeät lauserakenteet
- tulkinnanvaraisten ilmaisujen välttäminen.
Lisätietojen antajan nimi ja hänen yhteystietonsa
Päätöksessä tulee mainita päätöksentekijä tai muu asian ratkaisemiseen osallistunut henkilö ja hänen puhelinnumeronsa (suora puhelinnumero). Jos asian ratkaisuun on osallistunut useampi henkilö, päätöksessä voidaan mainita yksi heistä.
Eläkelaitosten päätökset allekirjoittaa usein henkilö, jolla on lain ja yhtiön sisäisten päätösten mukaisesti allekirjoitusoikeus ja joka vastaa eläkeasioista yleisellä tasolla, mutta joka ei pääsääntöisesti osallistu yksittäisten eläkehakemusten ratkaisemiseen.
Eläkkeenhakijan kannalta on kuitenkin olennaisinta se, että eläkelaitos pystyy vastaamaan niihin kysymyksiin, joita eläkkeenhakijalla on saamastaan päätöksestä. Tämän vuoksi päätöksestä tulisi käydä ilmi sellaisen henkilön nimi ja puhelinnumero, joka on osallistunut ratkaisun tekemiseen. Esimerkiksi pelkkä ratkaisuryhmän yhteinen puhelinnumero ei ole riittävä.
Allekirjoitus ja nimenselvennys
Hyvä hallinto edellyttää päätöksen allekirjoittamista. Allekirjoitus voi olla:
- käsin kirjoitettu
- koneellinen allekirjoitus
- sähköinen allekirjoitus.
Allekirjoituksen tulee sisältää myös nimenselvennys.
Allekirjoitus voidaan merkitä koneellisesti, jos päätös annetaan automaattisessa tietojenkäsittelyssä tai muutoin ainakin osittain painomenetelmää käyttäen aikaan saatuna asiakirjana.
Päätöksenteon avoimuuden kannalta on perusteltua, että koneellinen allekirjoitus sisältää nimenselvennyksen.
Päätösasiakirja voidaan allekirjoittaa myös sähköisesti. Tällöin viranomaisen on allekirjoitettava asiakirja siten kuin vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista annetun lain 5 §:n 2 momentissa tarkoitetaan.
Jos oikeustoimeen vaaditaan lain mukaan allekirjoitus, vaatimuksen täyttää ainakin sellainen kehittynyt sähköinen allekirjoitus, joka perustuu laatuvarmenteeseen ja on luotu turvallisella allekirjoituksen luomisvälineellä. Sähköiseltä allekirjoitukselta ei tule kuitenkaan evätä oikeusvaikutuksia yksinomaan sen vuoksi, että se on tehty muulla kuin edellä mainitulla tavalla.
Päätösasiakirjassa olevan viranomaisen sähköisen allekirjoituksen voimassaoloajan päätyttyä asianosaisella on oikeus pyynnöstä saada maksutta päätösasiakirjan jäljennös.