Asiakirjojen säilyttämisestä säädetään arkistolaissa. Lisäksi yksityisten alojen työeläkelaeissa on erityissäännöksiä asiakirjojen säilyttämisestä.

Eläketurvan järjestämiseen ja eläkeasiaan liittyvien asiakirjojen säilytysaika ja säilytysajan alkaminen vaihtelee asiakirjatyypistä ja asiakirjatyypin käyttöyhteydestä riippuen.

Julkisten alojen työeläkelaeissa ei ole erityissäännöksiä asiakirjojen säilyttämisestä.

Tarkemmat tiedot

Arkistolaki ja asiakirjojen säilyttäminen

Arkistolain soveltamisala

Eläkelaitoksen ja Eläketurvakeskuksen on säilytettävä työeläkelakien mukaisen eläketurvan järjestämiseen ja eläkeasiaan liittyvät asiakirjat siten kuin arkistolaissa säädetään.

Arkistolaki koskee eläkelaitoksia ja Eläketurvakeskusta siltä osin kuin eläkelaitoksille ja Eläketurvakeskukselle julkista tehtävää (esimerkiksi eläke- tai vakuuttamisasian hoitaminen ja päätösten antaminen) suorittaessaan kertyy julkisuuslaissa (621/1999) tarkoitettuja asiakirjoja.

Arkistolaki koskee lisäksi muun muassa valtion laitoksia sekä itsenäisiä julkisoikeudellisia laitoksia. Siten arkistolakia sovelletaan myös julkisten alojen eläketurvaa hoitavassa Kevassa.

Arkistolain mukaan arkistoitavat asiakirjat ja menettely arkistoinnissa

Arkistolain 6 §:n mukaan arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat

• saapuneet arkistonmuodostajalle arkistonmuodostajan tehtävien johdosta tai
• syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä.

Asiakirjalla tarkoitetaan arkistolaissa

• kirjallista esitystä
• kuvallista esitystä
• sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä,

joka on

• luettavissa
• kuunneltavissa tai
• muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein.

Arkistilain 7 §:ssä säädetään, että arkistotoimen tehtävänä on

• varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen
• huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta
• määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja
• hävittää tarpeeton aineisto.

Arkistointia on hoidettava siten, että

• arkistointi tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista
• yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on otettu asianmukaisesti huomioon
• yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu
• asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä.

Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa.

Arkistolain 8 §:n mukaan arkistonmuodostajan on

• määrättävä, miten arkistonmuodostajan arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään
• määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja säilytystavat
• ylläpidettävä asiakirjojen säilytysajoista ja säilytystavoista arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS).

Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä säilytysajoista on erikseen säädetty tai määrätty (esimerkiksi TyEL 218 §).

Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi.

Arkistolain 4 luvussa (11 § - 16 §) säädetään asiakirjojen laatimisesta, säilyttämisestä ja käytöstä.

Julkisuuslaki ja asiakirjojen säilyttäminen

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, julkisuuslaki) mukaan viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei julkisuuslaissa tai muussa laissa erikseen toisin säädetä.

Työeläkelaeissa on erityissäännöksiä tietojen antamisesta, saamisesta ja salassapidosta. Julkista valtaa käytettäessä sovelletaan julkisuuslakia, ellei TyEL:ssa tai jossain muussa laissa toisin säädetä.

Työeläkelakien toimeepanossa sovelletaan julkisuuslain seuraavia säännöksiä:

• asiakirjasalaisuutta
• vaitiolovelvollisuutta
• hyväksikäyttökieltoa
• salassa pidettäviä asiakirjoja
• rangaistussäännöksiä.

Julkisuuslaissa säädetään hyvästä tiedonhallintatavasta. Hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi viranomaisen tulee huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä asiakirjoihin ja tietojärjestelmiin sisältyvien tietojen

• asianmukaisesta saatavuudesta
• käytettävyydestä
• suojaamisesta
• eheydestä ja
• muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä.

Julkisuuslaissa säädetään myös

• oikeudesta saada tieto viranomaisten julkisista asiakirjoista
• viranomaisessa toimivan vaitiolovelvollisuudesta
• asiakirjojen salassapidosta ja muista tietojen saantia koskevista yleisten ja yksityisten etujen suojaamiseksi välttämättömistä rajoituksista
• viranomaisten velvollisuuksista lain tarkoituksen toteuttamiseksi.

Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta ja asiakirjojen säilyttäminen

Viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallinnasta annettu asetus (1030/1999) sisältää määräykset muun muassa

• yleisistä tietoturvallisuustoimenpiteistä (3 §)
• ohjeista, valvonnasta ja seurannasta (4 §)
• asiakirjarekistereistä (5 §), asiakirjarekistereihin merkittävistä tiedoista (6 §) ja saatavilla pitämisestä (7 §)
• tietojärjestelmäselosteista (8 §).

Henkilötietolaki ja asiakirjojen säilyttäminen

Henkilötietolain (523/1999) 7 luvussa (32 § - 35 §) säädetään henkilötietojen tietoturvallisuudesta ja tietojen säilytyksestä.

Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa ja asiakirjojen säilyttäminen

Asiointilaissa säädetään viranomaisten ja viranomaisten asiakkaiden oikeuksista, velvollisuuksista ja vastuista sähköisessä asioinnissa.

Lain mukaan sähköinen asiakirja on arkistoitava siten, että asiakirjan alkuperäisyys ja säilyminen sisällöltään muuttumattomana voidaan myöhemmin osoittaa. Sähköisellä asiakirjalla tarkoitetaan sähköistä viestiä, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantoon.

Laissa säädetään myös sähköisen asiakirjan kirjaamisesta ja rekisteröimisestä.

Muut lait ja asiakirjojen säilyttäminen

Jos eläketurvan järjestämiseen ja eläkeasiaan liittyvät asiakirjat ja tiedot samanaikaisesti kuuluvat verotus- ja kirjanpitoaineistoon, sovelletaan asiakirjoihin ja tietoihin myös vero- ja kirjanpitolainsäädännössä annettuja ohjeita ja määräyksiä asiakirjojen ja tietojen säilyttämisestä, kuten esimerkiksi kirjanpitolakia (1336/1997) ja lakia verotusmenettelystä (1558/1995).

Tarkemmat tiedot

Arkistolaitoksen määräykset ja ohjeet asiakirjojen säilyttämisessä

Arkistolaitos on opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalaan kuuluva laitos, joka koostuu Kansallisarkistosta ja Kansallisarkiston alaisuudessa toimivista seitsemästä maakunta-arkistosta.

Arkistolaitoksen määräyksiä noudatetaan työeläkejärjestelmässä siltä osin kuin työeläkejärjestelmälle julkista tehtävää suorittaessaan kertyy julkisuuslaissa (621/1999) tarkoitettuja asiakirjoja.

Tarkemmat tiedot

Arkistolaitoksen määräykset, ohjeet ja suositukset löytyvät arkistolaitoksen kotisivuilta. Painettuina määräyksiä, ohjeita ja suosituksia on saatavana maksua vastaan Kansallisarkiston toimistosta.