EU:n sosiaaliturva-asetukset edellyttävät sitä, että tietojenvaihto jäsenmaiden välillä tapahtuu sähköisesti. Siirtymistä sähköiseen tietojen vaihtoon valmistellaan parhaillaan sekä Euroopan komissiossa että eri jäsenvaltioissa.

Sähköistä tietojen vaihtoa koskeva siirtymäaika 

Täytäntöönpanoasetuksessa on säädetty sähköiseen tietojenvaihtoon sovellettavasta siirtymäkaudesta. Säännöksen lähtökohtana on ollut 24 kuukauden mittainen siirtymäaika asetusten voimaantulosta lukien (1.5.2010 – 30.4.2012).

Sosiaaliturvajärjestelmien yhteensovittamisen hallintotoimikunta on kuitenkin jatkanut siirtymäaikaa 24 kuukaudella eli 30.4.2014 saakka, koska sähköiseen tietojenvaihtoon tarvittava EU-tason infrastruktuuri (Electronic Exchange of Social Security Information eli EESSI) on myöhästynyt merkittävästi. Myös tämän jälkeen siirtymäaikaa on jouduttu edelleen jatkamaan eikä sen lopullinen päättymisajankohta ole vielä tiedossa.

Tietojen vaihdossa käytettävät lomakkeet siirtymäaikana

Siirtymäaikana on mahdollista käyttää niin sanottuja paperisia versioita rakenteisista asiakirjoista, joista käytetään englanniksi nimitystä Sructured Electronic Document (jäljempänä SED). SED:it on suunniteltu sähköistä tietojenvaihtoa varten.

Siirtymäaikana tietojenvaihto voi kuitenkin tapahtua E-lomakkeilla, jos ne tuotetaan sähköisellä sovelluksella. Lisäksi edellytetään, että liikkuvan työntekijän uusien asetusten mukaiset oikeudet eivät vaarannu. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että nykyisiä E-lomakkeita voidaan käyttää, jos uusien asetusten säännökset eivät ole muuttuneet siten, että niistä aiheutuisi maiden välillä vaihdettaviin tietoihin merkittäviä muutoksia.

Siirtymäaikana jäsenvaltioiden laitosten on kuitenkin hyväksyttävä toisesta maasta tulevat lomakkeet, olivat ne sitten uuden muotoisia paperisia SED:ejä tai vanhoja E-lomakkeita.

Asetuksessa on myös määritelty joitain uusia tehtäviä, joiden hoitamiseen ei ole olemassa E-lomakkeita. Näitä tehtäviä voidaan siirtymäaikana hoitaa paperisten SEDien lisäksi yleiseen tietojen vaihtoon tarkoitetulla E001-lomakkeella tai vaihtoehtoisesti vapaamuotoisemmilla yhteydenottomuodoilla, esimerkiksi kirjeellä.

Lomakkeiden käytöstä siirtymäaikana on annettu hallintotoimikunnan päätös E1. Päätöksen voimassaoloaikaa on jatkettu hallintotoimikunnan siirtymäajan jatkamista koskevan päätöksen yhteydessä.

Siirtymäaikana ovat käytössä seuraavat E-lomakkeet ja paperiset eläkesektorin P-SEDt:

Uusia, asetuksen määrittelemiin tehtäviin liittyviä paperisia SED:ejä, joista ei ole olemassa edeltäviä E-lomakkeita, on myös käytössä. Tällaisia ovat

• etuuksien takaisinperintään (regressointi ja kuittaaminen) sekä
• etuuksien ja maksamattomien vakuutusmaksujen perintään liittyvät (recovery) R-SED:it (R 001 – R 036).

Tällä hetkellä Eläketurvakeskuksen ulkomaisten eläkeasiain osasto (UM-osasto) hoitaa yhteydenpidon muihin maihin E-lomakkeilla. Työeläkejärjestelmän vakuutuskaudet ilmoitetaan paperisella P 5000 SED:llä.

Eläkelaitokset voivat ilmoittaa päätöstiedot edelleen lomakkeella E 210.

Lastenhoitoaikojen tiedusteluun käytetään tarvittaessa SED:iä P 1000 ja lastenhoitoaikojen tiedusteluun vastatessa P 1100 SED:iä. Tämä menettely ohjeistetaan tarkemmin sen jälkeen, kun hallintotoimikunnassa on annettu tarkemmat täytäntöönpanoa koskevat menettelyohjeet.