Tiedoksianto toimitetaan jollakin seuraavista tavoista:

• tavallisena tiedoksiantona
• todisteellisena tiedoksiantona
• yleistiedoksiantona (jos yllä manittuja tiedoksiantotapoja ei voida käyttää).

Tavallinen tiedoksianto

Tavallinen tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle.

Tavallista tiedoksiantoa käytetään aina, kun erityistä syytä muiden tiedoksiantotapojen käyttämiseen ei ole.  

Työeläkejärjestelmässä lähtökohtana tavallinen tiedoksianto

Eläkelaitokset ja Eläketurvakeskus antavat päätöksensä tiedoksi kirjeellä lähettämällä sen vastaanottajalle hänen ilmoittamaansa osoitteeseen.

Työeläkejärjestelmässä annetaan myönteisten päätösten lisäksi jäljempänä kerrotusta poiketen myös kielteiset päätökset tiedoksi tavallisena tiedoksiantona.

Työeläkejärjestelmän velvoittavat päätökset, kuten pakkovakuutuspäätökset ja vakuutusmaksujen maksuunpano, perustuvat lähtökohtaisesti asianosaisen omaan toimintaan ja siihen liittyviin lakisääteisiin velvoitteisiin. Asianosaisella ei ole sellaista oikeussuojan tarvetta, että tiedoksiannon tulisi tapahtua hallintolain tarkoittamalla tavalla todisteellisesti. Asianosaisen oikeussuojan kannalta on riittävää, että tiedoksianto tapahtuu tavallisena tiedoksiantona lähettämällä asiakirja hänelle kirjeellä joko hänen käsittelyn kuluessa ilmoittamaan osoitteeseen tai väestörekisterikeskuksen osoiterekisteriin merkittyyn osoitteeseen.

Todisteellinen tiedoksianto

Todisteellisia tiedoksiantotapoja ovat

• tiedoksianto saantitodistusta vastaan
• asiakirjan luovuttaminen
• haastetiedoksianto
• sijaistiedoksianto.

Saantitodistusta vastaan

Tiedoksianto on toimitettava postitse saantitodistusta vastaan, jos se koskee velvoittavaa päätöstä, jonka tiedoksisaannista alkaa kulua muutoksenhakuaika tai muu vastaanottajan oikeuteen vaikuttava määräaika. Saantitodistusta voidaan käyttää myös, jos se on muusta syystä tarpeen asianosaisen oikeuksien turvaamiseksi. Saantitodistuksesta on käytävä ilmi tiedoksiannon toimittaja ja vastaanottaja sekä tiedoksisaannin ajankohta.

Luovuttamalla asiakirja

Asiakirja voidaan myös luovuttaa tiedoksiannon vastaanottajalle tai tämän edustajalle. Tiedoksiannosta on tällöin laadittava kirjallinen todistus, josta on käytävä ilmi tiedoksiannon toimittaja ja vastaanottaja sekä tiedoksiannon ajankohta.

Haastetiedoksiannolla

Jos viranomainen katsoo siihen olevan aihetta, tiedoksianto voidaan toimittaa haastetiedoksiantona. Haastetiedoksiannosta on soveltuvin osin voimassa, mitä siitä oikeudenkäymiskaaren 11 luvussa säädetään. Haastetiedoksiannon voi toimittaa myös valtion tai kunnan viranomaisen palveluksessa oleva virkamies tai viranhaltija, joka eri määräyksellä on oikeutettu toimittamaan haastetiedoksiantoja viranomaisen toimialaan kuuluvassa asiassa. Haastetiedoksiannon toimittajan esteellisyyteen sovelletaan tämän lain esteellisyyttä koskevia säännöksiä.

Sijaistiedoksiannolla

Jos todisteellisen tiedoksiannon vastaanottajaa tai tämän edustajaa ei tavoiteta, asiakirja voidaan luovuttaa suljettuna kirjeenä suostumusta vastaan: 

• vastaanottajan kanssa samassa taloudessa asuvalle 15 vuotta täyttäneelle henkilölle
• vastaanottajan työnantajalle tai työnantajan edustajalle
• jos vastaanottaja harjoittaa elinkeinoa pysyvässä toimipaikassa, tämän yrityksen palveluksessa olevalle henkilölle, tai
• vastaanottajana olevan yhteisön tai säätiön palveluksessa olevalle toimihenkilölle.

Sijaistiedoksiantoa ei voida kuitenkaan toimittaa, ellei tiedoksiannon vastaanottajan voida olettaa saavan asiakirjaa haltuunsa kohtuullisessa ajassa.

Sijaistiedoksiannosta on laadittava kirjallinen todistus, josta käy ilmi seuraavat asiat:

• tiedoksiannon toimittaja
• kenelle asiakirja on luovutettu
• tiedoksiannon ajankohta.

Jäljennös tiedoksiantotodistuksesta on viipymättä lähetettävä tiedoksiannon vastaanottajalle.

Jäljennös tiedoksiantotodistuksesta voidaan lähettää tavallisena kirjeenä vastaanottajan osoitteeseen. Jos vastaanottaja ei saa tiedokseen sijaistiedoksiannossa luovutettuja asiakirjoja, hänen on otettava yhteys ilmoituksen lähettäneeseen viranomaiseen, joka tarvittaessa huolehtii uudesta tiedoksiannosta.

Jos sijaistiedoksiannon vastaanottaja jättää asiakirjan toimittamatta, hän on velvollinen korvaamaan asiakirjan toimittamatta jättämisestä tai sen viivästymisestä aiheutuneen vahingon, sikäli kuin se laiminlyönnin laatuun ja muihin olosuhteisiin nähden harkitaan kohtuulliseksi.

Viranomaisen on liitettävä tiedoksiannettavaan asiakirjaan ilmoitus vastaanottajan toimittamisvelvollisuudesta sekä sen laiminlyöntiin liittyvästä vahingonkorvausvastuusta. Vahingonkorvausasia käsitellään yleisessä tuomioistuimessa.

Yleistiedoksianto

Tiedoksianto toimitetaan yleistiedoksiantona, jos sitä ei voida toimittaa tavallisena tai todisteellisena tiedoksiantona.

Yleistiedoksiantoa käytetään esimerkiksi silloin, kun

• vastaanottajaa tai hänen osoitettaan ei tiedetä
• vastaanottaja välttelee tiedoksiantoa
• asiakirja on annettava tiedoksi yli 30:lle tiedossa olevalle henkilölle
• henkilöiden lukumäärää, joille asiakirja on annettava tiedoksi, ei tiedetä.

Yleistiedoksiannossa asiakirja pidetään määrätyn ajan vastaanottajan nähtävillä viranomaisessa.

Asiakirjan nähtäville asettamisesta on ilmoitettava virallisessa lehdessä ja sen lisäksi viranomaisen ilmoitustaululla tai sellaisessa sanomalehdessä, josta vastaanottajan voidaan otaksua parhaiten saavan tiedon. Ilmoituksesta on käytävä ilmi, mitä asia koskee sekä maininta siitä, missä ja mihin ajankohtaan saakka asiakirja pidetään nähtävillä. Ilmoituksessa on todettava, että tiedoksisaannin katsotaan tapahtuneen 7. päivänä ilmoituksen julkaisemisesta virallisessa lehdessä.

Tarkemmat tiedot

Vaikka ilmoituksesta on käytävä muun muassa ilmi, mitä asia koskee, siinä ei saa kuitenkaan selostaa asiakirjan sisältöä yksityiskohtaisesti tai sitä, mihin lopputulokseen asiassa on päädytty. Ilmoitustaulun ja sanomalehden ilmoituksessa tulisi myös mainita virallisen lehden numero, jossa ilmoitus julkaistaan.

Eläkelaitokset käyttävät yleistiedoksiantoa lähinnä vakuutusasioissa.

Tiedoksianto ulkomaille

Tiedoksianto ulkomaille toimitetaan hallintolain tai asianomaisen vieraan valtion lainsäädännön mukaan, jollei Suomea sitovista kansainvälisistä sopimuksista ja velvoitteista muuta johdu.

Jos ulkomaille tarkoitettua tiedoksiantoa ei saada toimitetuksi, asiakirja annetaan tiedoksi Suomessa yleistiedoksiannolla. Säännös koskee luonnollisia henkilöitä sekä oikeushenkilöitä, joiden toimipaikka sijaitsee ulkomailla. Edellytyksenä siis on, että tiedoksianto on osoitettu henkilölle, jolla on ulkomailla pysyvä osoite.

Tiedoksiannon toimittamisesta toisessa pohjoismaassa on voimassa Suomen, Ruotsin, Norjan, Tanskan ja Islannin kesken tehty sopimus (SopS 26/1975), joka on Suomessa saatettu voimaan asetuksella (469/1975). Tätä sopimusta täydentää pohjoismaiden keskeisestä oikeusavusta tiedoksiannon toimittamisessa ja todistelussa annettu asetus (470/1975). Sopimuksen mukaan viranomainen voi näiden maiden välillä lähettää tiedoksiantopyynnön suoraan toisen sopimusmaan asianomaiselle valtion viranomaiselle.

Sähköinen tiedoksianto

Todisteellinen sähköinen tiedoksianto

Asiakirja, joka lain mukaan toimitetaan postitse saantitodistusta vastaan tai muuten todisteellisesti, voidaan asianosaisen suostumuksella antaa tiedoksi myös sähköisenä viestinä, ei kuitenkaan telekopiona tai vastaavalla tavalla. Viranomaisen on tällöin ilmoitettava, että asiakirja on asianosaisen tai tämän edustajan noudettavissa viranomaisen osoittamalta palvelimelta, tietokannasta tai muusta tiedostosta.

Asianosaisen tai tämän edustajan on tunnistauduttava asiakirjaa noutaessaan. Tunnistautumisessa käytetään vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista annetussa laissa tarkoitettua tunnistusvälinettä tai laatuvarmennetta taikka muuta tunnistautumistekniikkaa, joka on tietoturvallinen ja todisteellinen.

Tavallinen sähköinen tiedoksianto

Muu kuin sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 18 §:ssä tarkoitettu asiakirja voidaan antaa tiedoksi asianomaiselle sähköisenä viestinä hänen suostumuksellaan. Jos kuitenkin asianomaisen yksityisyyden suojaaminen, muu erityinen suojan tai suojelun tarve taikka oikeuksien turvaaminen sitä edellyttää, asiakirjan tiedoksiantoon on sovellettava, mitä sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 18 §:ssä tai tiedoksiannosta muutoin säädetään.

Edellä mainitun perusteella asiakirjat, joita lain mukaan ei tarvitse toimittaa tiedoksi saantitodistusta vastaan tai muuten todisteellisesti, eli tavallisella kirjeellä tiedoksiannettavat asiakirjat, voidaan antaa tiedoksi tavallisella sähköisellä tiedoksiannolla.

Koska työeläkejärjestelmässä asiakirjat (myös päätökset) voidaan antaa tiedoksi tavallisella tiedoksiannolla, myös sähköisessä tiedoksiannossa käytetään tavallista tiedoksiantoa. Asiakirjaa tiedoksi annettaessa eläkelaitoksen on huolehdittava riittävästä tietoturvallisuudesta, etteivät salassa pidettävät tiedot paljastu.

Hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti tiedoksiannettavasta asiakirjasta tai sen yhteydestä tulee käydä ilmi asiakirjan lähettämispäivä.

Sähköinen tiedoksianto edellyttää aina asianomaisen suostumusta. Kun asianomainen antaa suostumuksensa, on tärkeää, että hän ymmärtää suostumuksensa merkityksen ja että hänen antamansa sähköinen yhteystieto on sellainen, jota hän aktiivisesti seuraa.  

Tiedon antaminen ratkaisusta muulle taholle

Päätösten tiedoksiannossa on otettava huomioon salassapitoa koskevat säännökset. Asianosaista, työnantajaa ja eläkelaitosta koskevat tiedot ovat yleensä salassa pidettäviä tietoja.

Jos esimerkiksi eläkeratkaisusta joudutaan antamaan tieto työnantajalle, sosiaalilautakunnalle tai muulle viranomaiselle, se tehdään erillisellä ilmoituksella, joka laaditaan noudattaen salassapitoa koskevia määräyksiä.