Ohjeeseen on lisätty käsittelyajan määrittelemistä koskeva kappale HL:n 23 a §:n vuoksi.
Käsittelyn viivytyksettömyys
Voimassa 01.09.2014 - 31.12.2016
Soveltamisohje, Julkaisuaika 01.09.2014 Julkisuus: Julkinen
Hallintoasia on käsiteltävä ilman aiheetonta viivytystä. Tämä koskee sekä asianosaisen että viranomaisen aloitteesta vireille tulleita asioita.
Työeläkelainsäädännössä on myös viivytyksetöntä käsittelyä koskeva erityissäännös, jonka mukaan eläkelaitoksen on ratkaistava eläkehakemus viipymättä saatuaan tarpeelliset selvitykset.
Jotta käsittelyprosessi ei pitkittyisi tarpeettomasti, tulee eläkelaitoksen esimerkiksi hankkia asian ratkaisemiseksi tarvittavat selvitykset ja lausunnot tarpeeksi varhaisessa vaiheessa ja mahdollisimman yksinkertaisia keinoja käyttäen. Lisäksi selvityksiä tulee hankkia vain siinä määrin kuin se asian ratkaisemiseksi on välttämätöntä.
Asianosaiselta saadut tiedot tulee tarkistaa ja täydentää mahdollisimman tehokkaasti. Edellytyksenä tälle on, että asianosaiselle annetaan selkeät ja helposti ymmärrettävät ohjeet siitä, mitä tietoja asian käsittelemiseksi tarvitaan.
Käsittelyvelvollisuus
Säännös asian viivytyksettömästä käsittelystä sisältää myös käsittelyvelvollisuuden vaatimuksen. Käsittelyvelvollisuuden mukaan viranomaisen tulee tutkia jokainen sille tehty vaatimus ja antaa sille aineellinen ratkaisu. Ratkaisu voi olla myös päätös asian tutkimatta jättämisestä.
Esimerkkejä: Käsittelyvelvollisuus
Jos asianosainen on pyytänyt Eläketurvakeskukselta TyEL:n 10 §:n perusteella päätöstä lain soveltamisalaa koskevassa asiassa ja hän peruuttaa hakemuksensa ennen päätöksen antamista, hakemuksen käsittely raukeaa. Eläketurvakeskus ilmoittaa asian raukeamisesta päätöksellä, josta ei ole muutoksenhakuoikeutta, koska päätös ei sisällä asiaratkaisua.
Jos eläkkeenhakija peruuttaa hakemuksensa päätöksen antamisen jälkeen ennen valitusajan päättymistä, hakemuksen peruuttamisesta on annettava valituskelpoinen päätös. Asiaa ei voi hoitaa pelkällä kirjeellä.
Jos eläkkeenhakija on kuollut eläkehakemuksen käsittelyn aikana, eläkehakemus ratkaistaan ja asiassa annetaan päätös. Jos eläkkeenhakija on kuollut ennen eläkeoikeuden syntymistä, eläkehakemus hylätään (elossa oleminen on yksi eläkkeen myöntämisen peruste). Eläkepäätös osoitetaan eläkkeenhakijan kuolinpesälle.
Arvio päätöksen antamisajasta ja tieto käsittelyn etenemisestä
Viranomaisen on esitettävä asianosaiselle tämän pyynnöstä arvio päätöksen antamisajankohdasta sekä vastattava käsittelyn etenemistä koskeviin tiedusteluihin. Velvollisuus arvion antamiseen koskee ainoastaan asianosaisasioita.
Käsittelyaika-arviota voidaan pyytää sekä suullisesti että kirjallisesti. Samoin arvio voidaan antaa joko suullisesti tai kirjallisesti. Jos arviosta joudutaan joustamaan, asianosainen voi pyytää viranomaiselta uuden arvion päätöksen antamisajankohdasta. Tällöin arvion antamisen yhteydessä asianosaiselle tulisi ilmoittaa syy käsittelyn viivästymiseen.
Käsittelyajan määritteleminen
Viranomaisen on määriteltävä toimialansa keskeisissä asiaryhmissä odotettavissa oleva käsittelyaika sellaisille hallintopäätöksellä ratkaistaville asioille, jotka voivat tulla vireille vain asianosaisen aloitteesta. Tämä ei koske asioita, joiden käsittelylle on säädetty määräaika.
Käsittelyajan määrittelyvelvollisuuden edellytyksenä on näin ollen, että
- asia voi tulla vireille ainoastaan asianosaisen aloitteesta
- asia ratkaistaan hallintopäätöksellä
- asia kuuluu viranomaisen toimialan keskeiseen asiaryhmään ja
- asian käsittelylle ei ole säädetty määräaikaa.
Käsittelyajalla tarkoitetaan tässä säännöksessä asian vireilletulon ja päätöksen antamisen välistä ajanjaksoa.
Asianosaisen aloitteesta vireille tulevat asiat
Ainoastaan asianosaisen aloitteesta vireille tulevat asiat koskevat yleensä henkilön vaatimusta johonkin oikeuteen tai etuuteen. Työeläkejärjestelmässä oikeudella tarkoitetaan esimerkiksi Suomen sosiaaliturvalainsäädännön piiriin kuulumista ulkomailla työskentelyn aikana ja myönnettävällä etuudella esimerkiksi eläke-etuutta. Kysymys voi olla myös velvollisuudesta vapauttamisesta, kuten työeläkelakien mukaisesta vakuuttamisvelvollisuudesta tai takautuvan työeläkevakuutusmaksun maksamisesta vapauttamisesta.
Velvoittavia päätöksiä koskevat asiat, kuten pakkovakuutusasiat tai takaisinperintää koskevat asiat, tulevat yleensä vireille viranomaisen aloitteesta. Tällaisille asioille käsittelyaikaa ei lähtökohtaisesti määritellä.
Hallintopäätöksellä ratkaistavat asiat
Asianosaisen viranomaisille esittämiä tiedusteluita, hallintokanteluita, tosiasiallista hallintotoimintaa tai hallintosopimuksia ei ratkaista hallintopäätöksellä. Tällaisissa asioissa käsittelyaikaa ei siten tarvitse määritellä.
Viranomaisen toimialan keskeiseen asiaryhmään kuuluvat hallintoasiat
Viranomaisen toimialan keskeiseen asiaryhmään kuuluvat yleensä hallintoasiat, joiden käsittelymäärät ovat viranomaisen toimintakokonaisuudessa suurehkoja tai joita luonteensa vuoksi voidaan muutoin pitää viranomaisen toimialan kannalta keskeisinä. Työeläkejärjestelmässä tällaisia ovat esimerkiksi eläke- ja vakuuttamisasiat.
Asioiden käsittelylle säädetyt määräajat
Työeläkelaeissa ei ole säädetty asioiden käsittelylle täsmällisiä määräaikoja.
Tavanomainen ja kohtuullinen käsittelyaika
Käsittelyaika määritellään siten, että se kuvaa mahdollisimman totuudenmukaisesti asiaryhmään kuuluvien asioiden tavanomaista käsittelyaikaa. Käsittelyajat tulee kuitenkin määritellä kohtuullisiksi siten, että niissä on otettu huomioon käsittelyn viivytyksettömyyttä koskeva vaatimus. Käsittelyaika ilmaistaan päivinä, viikkoina tai kuukausina.
Jos eri eläkelajien käsittelyajat poikkeavat merkittävästi toisistaan, on eläkelaitoksen hyvä määritellä kullekin eläkelajille oma käsittelyaika.
Määriteltävän käsittelyajan kohtuullisuutta arvioivat yleisellä tasolla ylimmät hallintoviranomaiset ja viime kädessä ylimmät laillisuusvalvojat. Ylimpien laillisuusvalvojien käytännössä on katsottu, että erityisen nopeasti tulee ratkaista esimerkiksi eläkkeeseen liittyvät asiat.
Käsittelyajoista tiedottaminen
Määritellyistä käsittelyajoista tulee tiedottaa asiakkaille asianmukaisella tavalla. Käsittelyajoista voi tiedottaa esimerkiksi asiakaspalvelupisteessä ja verkkosivuilla.