Ett förvaltningsärende kan inledas skriftligen eller, om myndigheten samtycker till det, även muntligen.
Skriftligt inledande
Enligt huvudregeln ska ett ärende inledas skriftligen. I handlingen uppges yrkandena med motivering. Genom det skriftliga förfarandet säkerställs att riktiga och tillräckligt exakta uppgifter kommer in.
Av en handling som lämnas in hos en myndighet ska framgår
- vad ärendet gäller
- avsändarens namn
- kontaktuppgifter som behövs vid skötseln av ärendet.
Med handling avses här sådana handlingar som har sänts till respektive myndighet för behandling av ett visst ärende eller i övrigt sänts i samband med ett ärende som hör till myndighetens verksamhetsområde eller uppgifter.
Kravet på skriftlig form uppfylls också när en handling lämnas in på elektronisk väg hos myndigheten. Som skriftliga handlingar betraktas alltså bl.a. e-brev, e-blanketter, åtkomst till elektroniska system, telefax och telegram.
När ett ärende har inletts på ett formellt riktigt sätt, blir arbetspensionsanstalten skyldig att handlägga och avgöra ärendet. Även en bristfällig ansökan inleder ett ärende som måste tas upp till behandling. I sådana fall anvisar man sökanden att rätta till bristerna.
Arbetspensionslagarna innehåller särskilda bestämmelser om inledning av ärenden
Ansökan om pension ska göras skriftligt på en blankett som Pensionsskyddscentralen fastställt för ändamålet. En pensionsansökan kan alltså inte göras muntligt.
Enligt försäkringsvillkoren för försäkringsavtal enligt ArPL och FöPL ska en försäkring sägas upp och avslutas skriftligt. Även ansökan om försäkring och anmälan om ändring av FöPL-arbetsinkomsten ska i regel göras skriftligt, men arbetspensionsbolaget kan också godkänna en muntlig anmälan. Då kan saken dock vara svår att bevisa i efterskott, om det uppstår tvister.
Tidpunkten för inledningen av ärendet
Ett förvaltningsärende som inletts skriftligt blir anhängigt, när den handling som har som syfte att inleda ärendet har inkommit till den behöriga myndigheten.
Handlingen anses ha kommit in till en myndighet den dag då handlingen har getts in till myndigheten. Med det avses den dag då
- den postförsändelse som innehåller handlingen har kommit in till myndighetens verksamhetsställe
- avsändaren har lämnat in handlingen hos myndigheten personligen eller genom bud
- handlingen har kommit till myndighetens postbox eller myndigheten har tillställts ett meddelande om att försändelsen har kommit in till ett postföretag.
En handling som ska tillställas en myndighet inom en tidsfrist ska ges till myndigheten senast den sista dagen under den bestämda tiden innan myndighetens öppettid är slut (6 § i lagen om beräknande av laga tid).
En pensionsansökan blir anhängig den dagen då den har inkommit hos en i arbetspensionslagarna avsedd
- pensionsanstalt
- Pensionsskyddscentralen
- ett ombud som pensionsanstalten eller Pensionsskyddscentralen har gett fullmakt för detta ändamål
- ett försäkringsbolag som tillsammans med pensionsanstalten hör till samma koncern eller ekonomiska sammanslutning
- FPA:s byrå
- LPA:s ombud.
Om ett ärende har inletts på elektronisk väg, anses det elektroniska meddelandet ha kommit in till en myndighet när det finns tillgängligt för myndigheten i en mottagaranordning eller ett datasystem på ett sådant sätt att meddelandet kan behandlas.
Med behandling avses uttryckligen datateknisk behandling av meddelandet och i fråga om telefax lagringen av meddelandet i apparatens minne och möjligheten att ta ut det på papper ur apparaten.
Om ankomsttidpunkten för ett elektroniskt meddelande inte kan utredas på grund av att myndighetens elektroniska dataöverföringsmetod varit i olag eller ur bruk eller utredning inte kan läggas fram av någon annan jämförbar orsak, anses meddelandet ha kommit in vid den tidpunkt då det har avsänts. Då ska det läggas fram tillförlitlig utredning om avsändningstidpunkten.
När en pensionsansökan görs elektroniskt genom Arbetspension.fi-systemet, anses pensionsansökan ha kommit till pensionsanstalten den stunden då pensionssökanden har kvitterat pensionsansökan som färdig i systemet. När sökanden har kvitterat meddelandet är det genast tillgängligt för pensionsanstalten. Kvitteringsdatumet sparas i systemet och antecknas som inledningdatum i ansökningsregistret.
Om den tidpunkt då en handling kommit ini övrigt inte framgår av handlingen, förses handlingen med en stämpel som visar tidpunkten. Även alla bilagor till handlingen stämplas.
FPA som mottagare av pensionsansökan
Om en pensionssökande lämnar in sin pensionsansökan på FPA, skannar FPA ansökan och de bifogade handlingarna in i sitt elektroniska OIWA-system och antecknar bl.a. ansökningsdagen, som är den dag då ansökan har kommit in till FPA. Efter det överförs ansökningshandlingarna och indexuppgifterna om dem (inkl. ansökningsdatum) till arbetspensionssystemets centralpunkt Santra, därifrån ansökan förmedlas till pensionsanstalten med hjälp av maskinell styrning.
Ansökningsdatumet i indexuppgifterna är den dag då ansökan blivit anhängig i fråga om nationella pensionansökningar. I ansökningar som kommit från utlandet syns datumet då ärendet inletts i det strukturerade elektroniska dokumentet (SED) som kommit från utlandet och ansökningsdatumet i indexuppgifterna är den dag då ansökan har kommit in till FPA.
Underskrift
Arbetspensionslagstiftningen förutsätter inte uttryckligen att en pensionsansökan undertecknas. Enligt lagen behöver en handling som har kommit in till en myndighet inte heller kompletteras med en underskrift, om handlingen innehåller uppgifter om avsändaren och det inte finns anledning att betvivla handlingens autenticitet och integritet.
Allmän tolkningspraxis har dock varit att pensionssökanden eller dennes representant ska underteckna ansökningsblanketten. Det kan behövas för att pensionsanstalten ska få betalningsskydd. Således har pensionsanstalten rätt att kräva att en pensionsansökan undertecknas.
Kravet på underskrift uppfylls också av en elektronisk signatur enligt 5 § 2 mom. i lagen om stark autentisering och elektroniska signaturer (617/2009).
Om en rättshandling enligt lag kräver underskrift, uppfylls detta krav enligt 5 § 2 mom. i lagen om stark autentisering och elektroniska signaturer åtminstone genom en sådan avancerad elektronisk signatur som baserar sig på ett kvalificerat certifikat och har skapats med en säker anordning för signaturframställning. Elektroniska signaturer ska dock inte förvägras rättslig verkan enbart på den grunden att de har skapats på något annat sätt än vad som anges ovan.
Ett elektroniskt dokument som har kommit in till en myndighet behöver inte heller kompletteras med en underskrift, om dokumentet innehåller uppgifter om avsändaren och om det inte finns anledning att betvivla dokumentets autenticitet och integritet. Så går man till väga också i fråga om elektroniska pensionsansökningar. Om pensionsansökan däremot inte innehåller uppgifter om avsändaren eller om det finns anledning att betvivla handlingens autenticitet och integritet, sänder pensionsanstalten handlingen till parten för att undertecknas.
Med handlingens autenticitet avses här uppgift om avsändaren och med integritet att dokumenten har bevarats oförändrat.
På eget ansvar
En handling tillställs på avsändarens eget ansvar den i ärendet behöriga myndigheten under dess kontaktadress. Med detta avses ansvar för att dokumentet tillställs
- rätt myndighet
- inom utsatt tid, om det har bestämts en tidsfrist för inlämnandet av handlingen.
Avsändaren skickar också ett elektroniskt meddelande på eget ansvar. Då ansvarar avsändaren bland annat för att han eller hon använder rätt kontaktuppgifter som pensionsanstalten lämnat och att meddelandet vid behov kommer fram inom utsatt tid.
Meddelande om att en handling har mottagits
Avsändaren av en handling ska på begäran ges ett intyg på att handlingen har diarieförts eller registrerats på annat sätt.
Om handlingen har lämnats in på elektronisk väg, ska myndigheten utan dröjsmål meddela till avsändaren att det elektroniska dokumentet har tagits emot. Meddelandet kan ges via datasystemet som en automatisk kvittering eller på annat sätt. Meddelandet om mottagningen påverkar inte förutsättningarna för behandlingen av ärendet, om vilket det finns separata bestämmelser.
Meddelandet om mottagning av en handling gäller dock inte handlingar som kommit in per telefax eller på motsvarande sätt.
Muntligt
Ett ärende får med myndighetens samtycke inledas muntligt. Då inleds ärendet när det har framförts för myndigheten och de uppgifter som behövs för att behandlingen av ärendet ska kunna påbörjas har registrerats.
Inom arbetspensionssystemet kan ett ärende inledas muntligt t.ex. när det gäller en begäran om utredning av pensionsskyddet eller rättelse av löneuppgifterna. Parten informeras samtidigt om att behandlingen inleds utgående från meddelandet.
Om en begäran om självrättelse görs muntligt kan pensionsanstalten behandla ärendet och meddela ett positivt beslut. Om det inte finns orsak att rätta beslutet, meddelar pensionsanstalten till sökanden att han eller hon kan får ett överklagbart beslut på skriftlig begäran. En promemoria över diskussionen upprättas och bifogas handlingarna.
Kostnaderna för förfarandet
I ett förvaltningsärende ansvarar varje part för sina egna kostnader. Det innebär att en part står för sina egna kostnader i förfarandet och den behandlande pensionsanstalten för sina behandlingskostnader.