Av ett skriftligt beslut ska tydligt framgå:
- den myndighet som har fattat beslutet
- tidpunkten för beslutet
- de parter som beslutet direkt gäller (namn räcker)
- avgörandet och en specificerad uppgift om vad en part är berättigad eller förpliktad till eller hur ärendet annars har avgjorts
- motiveringen för beslutet
- namn och kontaktuppgifter för den person av vilken en part vid behov kan begära ytterligare uppgifter om beslutet
- underskrift och namnförtydligande.
Avgörande av ärenden
Av beslutet ska parten få klarhet i vad han eller hon har beviljats, vad han eller hon får göra eller åläggs att göra och vad han eller hon därför bör göra. Hur noggrant beslutet ska specificeras beror på ärendets natur. Utgångspunkten är att parten genom beslutet får veta hur myndigheten avser att ordna det som den har avgjort genom beslutet.
I ett beviljande pensionsbeslut konstateras det till vem pensionen har beviljats och hur den betalas (månatligen, betalningsdag och –adress). I beslutet hänvisas också till kalkyler och eventuella separata beslut i ärendet, t.ex. beslut om pension som betalas retroaktivt. Om det har gjorts kalkyler i samband med behandlingen, fogas de till beslutet.
I följebrevet till beslutet ombeds sökanden kontrollera att alla hans eller hennes anställningar har beaktats när pensionen har fastställts. I beslutet antecknas endast lagstadgade pensioner (även registrerade tilläggspensioner).
Om oregistrerade tilläggspensionsordningar ges ett separat beslut.
Ett beslut ska vara begripligt (tydlighetskravet)
Ett beslut ska vara begripligt. Av beslutet ska avgörandet framgå logiskt och språkligt begripligt och entydigt. Begripligheten bedöms ur partens synvinkel.
Faktorer som främjar beslutets begriplighet är bl.a.
- allmänspråkliga uttryck
- tydliga satskonstruktioner
- undvikande av uttryck som lämnar utrymme för tolkning.
Namn och kontaktinformation för närmare upplysningar
I beslutet ska uppges vem som fattat beslutet eller någon annan person som har deltagit i avgörandet av ärendet och telefonnummer (direkt) till den personen. Om flera personer har deltagit i avgörandet av ärendet, kan en av dem nämnas i beslutet.
Den som undertecknar beslut hos pensionsanstalterna är ofta en person som enligt lagen och bolagets interna beslut har rätt att underteckna beslut och ansvarar för pensionsärenden på en allmän nivå, men som i regel inte deltar i avgörandet av enskilda pensionsansökningar.
För pensionssökanden är det väsentliga dock att pensionsanstalten kan svara på de frågor sökanden har om det meddelade beslutet. Därför bör det till beslutet fogas namnet på och telefonnumret till en sådan person som kan lämna tilläggsuppgifter och har deltagit i avgörandet. T.ex. enbart telefonnumret till prövningsgruppen är inte tillräckligt.
Underskrift och namnförtydligande
God förvaltning förutsätter att beslutet undertecknas. Beslutet kan undertecknas:
- för hand
- maskinellt
- med elektronisk signatur.
Underskriften ska också innehålla ett namnförtydligande.
Underskriften kan göras maskinellt, om beslutet meddelas i form av en datorutskrift eller en annars åtminstone delvis färdigtryckt handling.
För öppenheten i beslutsfattandet är det dock motiverat att den maskinella underskriften innehåller ett namnförtydligande
En beslutshandling kan också signeras elektroniskt. Myndigheten ska signera dokumentet på det sätt som anges i 5 § 2 mom. i lagen om stark autentisering och elektroniska signaturer.
Om en rättshandling enligt lag kräver underskrift, uppfylls detta krav åtminstone genom en sådan avancerad elektronisk signatur som baserar sig på ett kvalificerat certifikat och har skapats med en säker anordning för signaturframställning. Elektroniska signaturer ska dock inte förvägras rättslig verkan enbart på den grunden att de har skapats på något annat sätt än vad som anges ovan.
När giltighetstiden för myndighetens elektroniska signatur i en beslutshandling löpt ut har en part rätt att på begäran avgiftsfritt få en kopia av beslutshandlingen.