Ohjeesta on poistettu viittaukset vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista annettuun lakiin.
Päätöksen sisältö
Voimassa 01.07.2016 - 31.12.2016
Soveltamisohje, Julkaisuaika 01.07.2016 Julkisuus: Julkinen
Kirjallisesta päätöksestä tulee käydä ilmi seuraavat asiat:
- päätöksen tehnyt viranomainen
- päätöksen tekemisen ajankohta
- asianosaiset, joihin päätös välittömästi kohdistuu (nimitieto riittää)
- asian ratkaisu eli yksilöity tieto siitä, mihin asianosainen on oikeutettu tai velvoitettu taikka miten asia on muutoin ratkaistu
- päätöksen perustelut
- sen henkilön nimi ja yhteystiedot, jolta asianosainen voi tarvittaessa pyytää lisätietoja päätöksestä
- allekirjoitus ja nimenselvennys.
Asian ratkaisun ilmeneminen päätöksestä
Asianosaisen tulee ymmärtää päätöksestä
- mitä asianosaiselle on myönnetty
- mitä asianosainen saa tehdä
- mihin asianosainen on velvoitettu
- mitä asianosaisen tulee velvoitteen vuoksi tehdä.
Asian laadusta riippuu, miten tarkoin päätös tulee yksilöidä. Lähtökohta on, että asianosainen saa päätöksestä tietää, miten viranomainen on tarkoittanut järjestää päätöksellä ratkaisemansa asiat.
Myönteisessä eläkepäätöksessä
- todetaan, kenelle eläke on myönnetty
- todetaan, miten eläke maksetaan (kuukausittain, maksupäivä ja -paikka)
- viitataan tehtyihin laskelmiin sekä mahdollisiin erillisiin päätöksiin, joita asiassa on tehty (esimerkiksi päätös takautuvalta ajalta maksettavasta eläkkeestä).
Päätökseen merkitään vain lakisääteiset eläkkeet (myös rekisteröidyt lisäeläkkeet). Rekisteröimättömistä lisäeläkejärjestelyistä annetaan erillinen päätös.
Jos asian käsittelyn yhteydessä on tehty laskelmia, laskelmat liitetään päätökseen.
Päätöksen mukana lähetettävässä saatteessa asianosaista pyydetään tarkistamaan, että kaikki työsuhteet on otettu huomioon eläkettä määrättäessä.
Päätöksen on oltava ymmärrettävä (selkeysvaatimus)
Päätöksen tulee olla ymmärrettävä. Päätöksessä on esitettävä asian ratkaisu ajatuksellisesti ja kielellisesti ymmärrettävästi ja yksiselitteisesti. Ymmärrettävyyttä arvioidaan lähtökohtaisesti asianosaisen kannalta.
Päätöksessä käytettyjen ilmaisujen ymmärrettävyyttä edistävät muun muassa
- yleiskielen käyttö
- selkeät lauserakenteet
- tulkinnanvaraisten ilmaisujen välttäminen.
Lisätietojen antajan nimi ja hänen yhteystietonsa päätöksessä
Päätöksessä tulee mainita
- päätöksentekijä tai muu asian ratkaisemiseen osallistunut henkilö
- päätöksentekijän tai muu asian ratkaisemiseen osallistuneen henkilön puhelinnumero (suora puhelinnumero).
Jos asian ratkaisuun on osallistunut useampi henkilö, päätöksessä voidaan mainita yksi ratkaisuun osallistuneista henkilöistä.
Eläkelaitosten päätökset allekirjoittaa usein henkilö, jolla on lain ja yhtiön sisäisten päätösten mukaisesti allekirjoitusoikeus ja joka vastaa eläkeasioista yleisellä tasolla, mutta joka ei pääsääntöisesti osallistu yksittäisten eläkehakemusten ratkaisemiseen.
Asianosaisen kannalta olennaisinta on se, että eläkelaitos pystyy vastaamaan niihin kysymyksiin, joita asianosaisella on saamastaan päätöksestä. Tämän vuoksi päätöksestä tulisi käydä ilmi sellaisen henkilön nimi ja puhelinnumero, joka on osallistunut ratkaisun tekemiseen. Esimerkiksi pelkkä ratkaisuryhmän yhteinen puhelinnumero ei ole riittävä.
Allekirjoitus ja nimenselvennys päätöksessä
Hyvä hallinto edellyttää päätöksen allekirjoittamista. Allekirjoitus voi olla:
- käsin kirjoitettu
- koneellinen allekirjoitus
- sähköinen allekirjoitus.
Allekirjoituksen tulee sisältää myös nimenselvennys.
Päätös voidaan merkitä koneellisesti, jos päätös annetaan automaattisessa tietojen käsittelyssä tai muutoin ainakin osittaista painomenetelmää käyttäen aikaan saatuna asiakirjana.
Jos päätösasiakirja allekirjoitetaan sähköisesti, asiakirja on allekirjoitettava kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella tai muuten sellaisella tavalla, että asiakirjan alkuperäisyydestä ja eheydestä voidaan varmistua. Alkuperäisyydellä tarkoitetaan allekirjoittajan henkilöllisyyden tunnistamista ja eheydellä asiakirjan muuttumattomuutta.
Kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisiin transaktioihin liittyvistä luottamuspalveluista sisämarkkinoilla ja direktiivin 1999/93/EY kumoamisesta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 910/2014 26 artiklassa säädetyt vaatimukset täyttävää allekirjoitusta.
Asetuksen 26 artiklan mukaan kehittyneen allekirjoituksen on täytettävä seuraavat vaatimukset:
- allekirjoitus liittyy yksilöivästi allekirjoittajaansa
- allekirjoituksella voidaan yksilöidä allekirjoittaja
- allekirjoitus on luotu käyttäen sähköisen allekirjoituksen luontitietoja, joita allekirjoittaja voi korkealla varmuustasolla käyttää yksinomaisessa valvonnassaan
- allekirjoitus on liitetty sillä allekirjoitettuun tietoon siten, että tiedon mahdollinen myöhempi muuttaminen voidaan havaita.
Hallituksen esityksen (HE 74/2016 vp) yksityiskohtaisten perustelujen mukaan asiointilain 16 §:ssä sähköiselle allekirjoitukselle säädetyn laatuvaatimuksen täyttää Väestörekisterikeskuksen myöntämän virkakortin avulla tehtävä allekirjoitus. Kehittynyt sähköinen allekirjoitus voidaan luoda myös mobiilivarmenteella.
Päätösasiakirjassa olevan viranomaisen sähköisen allekirjoituksen voimassaoloajan päätyttyä asianosaisella on oikeus pyynnöstä saada maksutta päätösasiakirjan jäljennös.