Hallintoasian vireillepano | Työeläkelakipalvelu

Pääsääntönä on asian kirjallinen vireillepano

Kirjallisella menettelyllä varmistetaan oikeiden ja riittävän täsmällisten tietojen saanti.

Asia laitetaan vireille kirjallisesti siten, että asiakirjassa ilmoitetaan vaatimukset perusteineen.

Asiakirjasta tulee näkyä,

mitä asia koskee
lähettäjän nimi
tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi.

Asiakirjalla tarkoitetaan tässä yhteydessä sellaisia asiakirjoja, jotka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa.

Kirjallisen muodon vaatimus täyttyy myös, kun asiakirja on toimitettu viranomaiselle sähköisesti. Näin ollen kirjallisena pidetään muun muassa sähköpostia, sähköistä lomaketta, käyttöoikeutta sähköiseen järjestelmään, telekopiota (faksi) ja sähkettä.

Kun asia on pantu vireille muodollisesti asianmukaisella tavalla, eläkelaitokselle syntyy velvollisuus käsitellä ja ratkaista asia. Puutteellinenkin hakemus tulee vireille ja asiaa on ryhdyttävä käsittelemään. Tällöin henkilöä opastetaan korjaamaan puutteet.

Työeläkelaeissa on erityssäännöksiä asioiden vireillepanosta

Eläkettä on haettava kirjallisesti Eläketurvakeskuksen sitä varten vahvistamalla lomakkeella. Eläkehakemusta ei voi laittaa vireille suullisesti.

TyEL:n ja YEL:n mukaisen vakuutussopimuksen vakuutusehtojen mukaan vakuutuksen irtisanominen ja päättäminen on tehtävä kirjallisesti. Myös vakuutushakemus ja YEL-työtulon muutosilmoitus on tehtävä pääsääntöisesti kirjallisesti, mutta työeläkevakuutusyhtiö voi hyväksyä myös suullisen ilmoituksen. Tällöin asia voi kuitenkin olla vaikea näyttää jälkikäteen toteen, jos asiasta tulee erimielisyyttä.

Milloin kirjallisesti vireillepantu asia tulee vireille?

Kirjallisesti vireillepantu hallintoasia tulee vireille, kun asian vireille panemiseksi tarkoitettu asiakirja on saapunut toimivaltaiseen viranomaiseen.

Asiakirjan katsotaan saapuneen viranomaiseen sinä päivänä, jona asiakirja on annettu viranomaiselle. Tämä tarkoittaa sitä päivää, jona

asiakirjan sisältävä postilähetys on saapunut viranomaisen toimipaikkaan
lähettäjä on toimittanut asiakirjan viranomaiseen henkilökohtaisesti tai lähetin välityksellä
asiakirjan sisältävä postilähetys on saapunut viranomaisen postilokeroon tai viranomaiselle on toimitettu ilmoitus lähetyksen saapumisesta postiyritykseen.

Määräajassa toimitettava asiakirja on annettava viranomaiselle viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä (MääräaikaL 6 §).

Eläkehakemus tulee vireille sinä päivänä, kun se on saapunut työeläkelaeissa tarkoitetulle

eläkelaitokselle
Eläketurvakeskukselle
eläkelaitoksen tai Eläketurvakeskuksen sitä varten valtuuttamalle asiamiehelle
eläkelaitoksen kanssa samaan konserniin tai taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvalle muulle vakuutusyhtiölle
Kelan toimistolle
Melan asiamiehelle.

Jos asia on laitettu vireille sähköisesti, sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi viranomaiselle silloin, kun viesti on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Tarkemmat tiedot

Käsittelyllä tarkoitetaan viestin tietoteknistä käsittelyä ja telekopiolaitteita käytettäessä lähetetyn viestin tallentumista laitteen muistiin sekä mahdollisuutta purkaa viesti koneesta paperimuotoon.

Jos viestin saapumisajankohtaa ei voida selvittää, koska viranomaisen käyttämä sähköinen tiedonsiirtomenetelmä on ollut epäkunnossa, poissa käytöstä tai selvitystä ei muusta vastaavasta syystä voida esittää, sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi sinä ajankohtana, jona viesti on lähetetty. Tällöin lähettämisajankohdasta tulee esittää luotettava selvitys.

Kun eläkettä haetaan sähköisesti Työeläke.fi-järjestelmän kautta, eläkehakemuksen katsotaan saapuneen eläkelaitokseen sinä hetkenä, jona eläkkeenhakija on kuitannut eläkehakemuksen valmiiksi järjestelmässä. Kun eläkkeenhakija on kuitannut eläkehakemuksen, eläkehakemus on heti eläkelaitoksen käytettävissä. Kuittauspäivä tallentuu järjestelmään ja kuittauspäivä merkitään vireilletulopäiväksi hakemusrekisteriin.

Jos asiakirjan saapumisajankohta ei muutoin ilmene asiakirjasta, laitetaan asiakirjaan sen saapumisajankohdan osoittava leima. Leima laitetaan myös kaikkiin asiakirjan liitteisiin.

Tarkemmat tiedot

Kela eläkehakemuksen vastaanottajana

Jos eläkkeenhakija toimittaa eläkehakemuksensa Kelaan, Kela skannaa hakemuksen ja siihen liittyvät asiakirjat sähköiseen OIWA-järjestelmäänsä ja merkitsee sinne muun muassa hakemuspäivän, joka on hakemuksen saapumispäivä Kelaan. Tämän jälkeen hakemusasiakirjat ja niihin liittyvät indeksitiedot (mukaan lukien tieto hakemuspäivästä) siirtyvät työeläkejärjestelmän keskuspisteeseen Santraan, josta hakemus välitetään eläkelaitokselle koneellisen ohjauksen avulla.

Indeksitietoihin merkitty hakemuspäivä on hakemuksen vireilletulopäivä kansallisissa eläkehakemuksissa. Ulkomailta tulleissa hakemuksissa hakemuksen vireilletulopäivä näkyy ulkomailta tulleesta sähköisestä rakenteisesta asiakirjasta (SED) ja indeksitiedoista näkyvä hakemuspäivä on päivä, jolloin hakemus on saapunut Kelaan.

Vireillepanoasiakirjan allekirjoittaminen

Työeläkelainsäädäntö ei nimenomaisesti edellytä eläkehakemuksen allekirjoittamista. Lain mukaan asiakirjaa ei tällöin tarvitse myöskään täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä ja eheyttä ole syytä epäillä.

Yleinen tulkintakäytäntö on kuitenkin ollut, että eläkkeenhakijan tai hänen edustajansa on allekirjoitettava hakemuslomake. Tämä voi olla tarpeen sen vuoksi, että eläkelaitos saa maksusuojaa. Siten eläkelaitoksella on oikeus vaatia eläkehakemuksen allekirjoittamista.

Sähköistä asiakirjaa ei tarvitse kuitenkaan täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä. Näin toimitaan myös sähköisten eläkehakemusten osalta. Jos sen sijaan eläkehakemuksessa ei ole tietoja lähettäjästä tai asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä on syytä epäillä, eläkelaitos toimittaa asiakirjan asianosaiselle allekirjoitettavaksi.

Tarkemmat tiedot

Asiakirjan alkuperäisyydellä tarkoitetaan tässä tietoa lähettäjästä ja eheydellä asiakirjan säilymistä muuttumattomana.

Asiakirjan lähettäjä vastaa asiakirjan toimittamisesta

Asiakirja toimitetaan toimivaltaisen viranomaisen asiointiosoitteeseen lähettäjän omalla vastuulla. Tämä tarkoittaa vastuuta siitä, että asiakirja toimitetaan

oikealle viranomaiselle ja
määräajassa, jos asiakirjan toimittamiselle on asetettu määräaika.

Lähettäjä toimittaa myös sähköisen viestin omalla vastuullaan. Näin ollen lähettäjä vastaa esimerkiksi siitä, että lähettäjä käyttää asioinnissaan oikeaa eläkelaitoksen ilmoittamaa yhteystietoa ja että viesti saapuu tarvittaessa perille määräajassa.

Milloin asiakirjan vastaanottamisesta on ilmoitettava asiakirjan lähettäjälle?

Asiakirjan lähettäjälle on pyynnöstä annettava todistus asiakirjan kirjaamisesta tai muusta rekisteröinnistä.

Jos asiakirja on toimitettu sähköisesti, viranomaisen on viipymättä ilmoitettava sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta lähettäjälle. Ilmoitus voidaan toimittaa tietojärjestelmän välityksellä automaattisena kuittauksena tai muutoin. Vastaanottamisesta ilmoittaminen ei vaikuta asian käsittelyn edellytyksiin, josta säädetään erikseen.

Asiakirjan vastaanottamisesta ilmoittaminen ei koske kuitenkaan telekopiona tai vastaavalla tavalla saapunutta asiakirjaa.

Asian vireillepano suullisesti

Asian saa panna vireille suullisesti viranomaisen suostumuksella. Asia tulee tällöin vireille, kun asia on esitetty viranomaiselle ja käsittelyn aloittamiseksi tarvittavat tiedot on kirjattu.

Työeläkejärjestelmässä voi laittaa vireille suullisesti esimerkiksi eläketurvan selvittelypyynnön ja palkkatietojen korjauksen. Asianosaiselle ilmoitetaan samalla, että käsittely aloitetaan tämän ilmoituksen perusteella.

Jos itseoikaisupyyntö tehdään suullisesti, eläkelaitos voi käsitellä asian ja antaa myönteisen päätöksen. Jos oikaisemiseen ei ole aihetta, asianosaiselle ilmoitetaan, että asianosainen voi kirjallisesta pyynnöstä saada valituskelpoisen päätöksen. Keskustelusta tehdään muistio liitettäväksi asiakirjoihin.

Kuka vastaa hallintomenettelystä syntyvistä kuluista?

Hallintoasiassa kukin osapuoli vastaa omista kuluistaan. Näin ollen asianosainen vastaa omista menettelykuluistaan ja käsittelevä eläkelaitos vastaa sille aiheutuvista käsittelykuluista.