Muutokset edelliseen

Tavallinen tiedoksianto

Tavallinen tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle.

Tavallista tiedoksiantoa käytetään aina, kun erityistä syytä muiden tiedoksiantotapojen käyttämiseen ei ole.  

Työeläkejärjestelmässä lähtökohtana on tavallinen tiedoksianto

Eläkelaitokset ja Eläketurvakeskus antavat päätöksensä tiedoksi kirjeellä lähettämällä päätöksen vastaanottajalle vastaanottajan ilmoittamaan osoitteeseen.

Työeläkejärjestelmässä annetaan myönteisten päätösten lisäksi myös kielteiset päätökset tiedoksi tavallisena tiedoksiantona.

Työeläkejärjestelmän velvoittavat päätökset, kuten pakkovakuutuspäätökset ja vakuutusmaksujen maksuunpano, perustuvat lähtökohtaisesti asianosaisen omaan toimintaan ja asianosaisen omaan toimintaan liittyviin lakisääteisiin velvoitteisiin. Asianosaisella ei ole sellaista oikeussuojan tarvetta, että tiedoksiannon tulisi tapahtua hallintolain tarkoittamalla tavalla todisteellisesti. Asianosaisen oikeussuojan kannalta on riittävää, että tiedoksianto tapahtuu tavallisena tiedoksiantona lähettämällä asiakirja asianosaiselle kirjeellä joko asianosaisen käsittelyn kuluessa ilmoittamaan osoitteeseen tai Digi- ja väestötietoviraston osoiterekisteriin merkittyyn osoitteeseen.

Tavallinen sähköinen tiedoksianto

Asiakirjat, joita lain mukaan ei tarvitse toimittaa tiedoksi saantitodistusta vastaan tai muuten todisteellisesti, eli tavallisena tiedoksiantona toimitettavat asiakirjat, voidaan antaa tiedoksi asianomaiselle sähköisenä viestinä.

Jos kuitenkin asianomaisen yksityisyyden suojaaminen, muu erityinen suojan tai suojelun tarve taikka oikeuksien turvaaminen sitä edellyttää, asiakirjan tiedoksiantoon on sovellettava, mitä asiointiL:n 18 §:ssä todisteellisesta sähköisestä tiedoksiannosta tai tiedoksiannosta muutoin säädetään.

Koska työeläkejärjestelmässä asiakirjat (myös päätökset) voidaan antaa tiedoksi tavallisella tiedoksiannolla, myös sähköisessä tiedoksiannossa käytetään tavallista tiedoksiantoa. Asiakirjaa tiedoksi annettaessa eläkelaitoksen on huolehdittava riittävästä tietoturvallisuudesta, etteivät salassa pidettävät tiedot paljastu.

Hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti tiedoksiannettavasta asiakirjasta tai asiakirjan yhteydestä tulee käydä ilmi asiakirjan lähettämispäivä.

Sähköinen tiedoksianto edellyttää aina asianomaisen suostumusta. Kun asianomainen antaa suostumuksensa, on tärkeää, että asianomainen ymmärtää suostumuksensa merkityksen ja että asianomaisen antama sähköinen yhteystieto on sellainen, jota asianomainen aktiivisesti seuraa.

Todisteellinen tiedoksianto

Todisteellisia tiedoksiantotapoja ovat

• tiedoksianto saantitodistusta vastaan
• asiakirjan luovuttaminen
• haastetiedoksianto
• sijaistiedoksianto.

Tiedoksianto saantitodistusta vastaan

Hallintolain mukaan tiedoksianto on toimitettava postitse saantitodistusta vastaan, jos tiedoksianto koskee velvoittavaa päätöstä, jonka tiedoksisaannista alkaa kulua muutoksenhakuaika tai muu vastaanottajan oikeuteen vaikuttava määräaika. Saantitodistusta voidaan käyttää myös, jos saantitodistuksen käyttö on muusta syystä tarpeen asianosaisen oikeuksien turvaamiseksi. Saantitodistuksesta on käytävä ilmi tiedoksiannon toimittaja ja vastaanottaja sekä tiedoksisaannin ajankohta.

Työeläkelaeissa on hallintolain yleissäännöksestä poikkeava erityissäännös, jonka perusteella eläkelaitokset ja Eläketurvakeskus antavat kaikki päätöksensä tiedoksi tavallisena tiedoksiantona.

Tiedoksianto luovuttamalla asiakirja

Asiakirja voidaan luovuttaa tiedoksiannon vastaanottajalle tai tämän edustajalle. Tiedoksiannosta on tällöin laadittava kirjallinen todistus, josta on käytävä ilmi tiedoksiannon toimittaja ja vastaanottaja sekä tiedoksiannon ajankohta.

Tiedoksianto haastetiedoksiannolla

Tiedoksianto voidaan toimittaa haastetiedoksiantona, jos viranomainen katsoo siihen olevan aihetta.

Haastetiedoksiannosta on soveltuvin osin voimassa, mitä haastetiedoksiannosta oikeudenkäymiskaaren 11 luvussa säädetään. Haastetiedoksiannon voi toimittaa myös valtion tai kunnan viranomaisen palveluksessa oleva virkamies tai viranhaltija, joka eri määräyksellä on oikeutettu toimittamaan haastetiedoksiantoja viranomaisen toimialaan kuuluvassa asiassa. Haastetiedoksiannon toimittajan esteellisyyteen sovelletaan hallintolain esteellisyyttä koskevia säännöksiä.

Tiedoksianto sijaistiedoksiannolla

Jos todisteellisen tiedoksiannon vastaanottajaa tai tiedoksiannon vastaanottajan edustajaa ei tavoiteta, asiakirja voidaan luovuttaa suljettuna kirjeenä suostumusta vastaan

• vastaanottajan kanssa samassa taloudessa asuvalle 15 vuotta täyttäneelle henkilölle
• vastaanottajan työnantajalle tai työnantajan edustajalle
• vastaanottajan yrityksen palveluksessa olevalle henkilölle, jos vastaanottaja harjoittaa elinkeinoa pysyvässä toimipaikassa
• vastaanottajana olevan yhteisön tai säätiön palveluksessa olevalle toimihenkilölle.

Sijaistiedoksiantoa ei voida kuitenkaan toimittaa, ellei tiedoksiannon vastaanottajan voida olettaa saavan asiakirjaa haltuunsa kohtuullisessa ajassa.

Sijaistiedoksiannosta on laadittava kirjallinen todistus, josta käy ilmi seuraavat asiat:

• tiedoksiannon toimittaja
• kenelle asiakirja on luovutettu
• tiedoksiannon ajankohta.

Jäljennös tiedoksiantotodistuksesta on viipymättä lähetettävä tiedoksiannon vastaanottajalle.

Jäljennös tiedoksiantotodistuksesta voidaan lähettää tavallisena kirjeenä tiedoksiannon vastaanottajan osoitteeseen. Jos tiedoksiannon vastaanottaja ei saa tiedokseen sijaistiedoksiannossa luovutettuja asiakirjoja, tiedoksiannon vastaanottajan on otettava yhteys ilmoituksen lähettäneeseen viranomaiseen, joka tarvittaessa huolehtii uudesta tiedoksiannosta.

Jos sijaistiedoksiannon vastaanottaja jättää asiakirjan toimittamatta, sijaistiedoksiannon vastaanottaja on velvollinen korvaamaan asiakirjan toimittamatta jättämisestä tai asiakirjan toimittamisen viivästymisestä aiheutuneen vahingon, sikäli kuin korvaaminen laiminlyönnin laatuun ja muihin olosuhteisiin nähden harkitaan kohtuulliseksi.

Viranomaisen on liitettävä tiedoksiannettavaan asiakirjaan

• ilmoitus vastaanottajan toimittamisvelvollisuudesta sekä
• ilmoitus toimittamisvelvollisuuden laiminlyöntiin liittyvästä vahingonkorvausvastuusta.

Vahingonkorvausasia käsitellään yleisessä tuomioistuimessa.

Todisteellinen sähköinen tiedoksianto

Asiakirja, joka lain mukaan toimitetaan postitse saantitodistusta vastaan tai muuten todisteellisesti, voidaan asianosaisen suostumuksella antaa tiedoksi myös sähköisenä viestinä, ei kuitenkaan telekopiona tai vastaavalla tavalla. Viranomaisen on tällöin ilmoitettava, että asiakirja on asianosaisen tai asianosaisen edustajan noudettavissa viranomaisen osoittamalta palvelimelta, tietokannasta tai muusta tiedostosta.

Asianosaisen tai tämän edustajan on tunnistauduttava asiakirjaa noutaessaan. Tunnistautumisessa on käytettävä tunnistautumistekniikkaa, joka on tietoturvallinen ja todisteellinen.

Yleistiedoksianto

Tiedoksianto toimitetaan yleistiedoksiantona, jos tiedoksiantoa ei voida toimittaa tavallisena tai todisteellisena tiedoksiantona.

Yleistiedoksiantoa käytetään esimerkiksi silloin, kun

• vastaanottajaa tai vastaanottajan osoitetta ei tiedetä
• vastaanottaja välttelee tiedoksiantoa
• asiakirja on annettava tiedoksi yli 30:lle tiedossa olevalle henkilölle
• henkilöiden lukumäärää, joille asiakirja on annettava tiedoksi, ei tiedetä.

Eläkelaitokset käyttävät yleistiedoksiantoa lähinnä vakuutusasioissa.

Yleistiedoksiantomenettely

Yleistiedoksiannossa asiakirja pidetään määrätyn ajan vastaanottajan nähtävillä viranomaisessa. Asiakirjan nähtävillä pitämisellä tarkoitetaan sitä, että vastaanottajalle varataan tilaisuus tutustua tiedoksiannon kohteena olevaan asiakirjaan viranomaisessa.

Asiakirjan nähtävillä pitoajan tulee olla kohtuullinen asian laatuun ja siihen liittyviin olosuhteisiin nähden. Vastaanottajalle tulee taata tosiasiallinen mahdollisuus tutustua asiakirjaan.

Asiakirjan nähtäville asettamisesta ilmoitetaan ensisijaisesti yleisessä tietoverkossa viranomaisen verkkosivuilla.

Tarkemmat tiedot

Asiakirjan nähtäville asettamisesta ilmoitetaan tarvittaessa myös sanomalehdessä, josta vastaanottajan voidaan olettaa parhaiten saavan tiedon.

Tarkemmat tiedot

Jos ilmoitusta asiakirjan nähtäville asettamisesta ei voida julkaista viranomaisen verkkosivuilla tietoliikennehäiriön tai muun vastaavan poikkeuksellisen syyn vuoksi, asiakirjan nähtäville asettamisesta ilmoitetaan virallisessa lehdessä ja virallisen lehden lisäksi sanomalehdessä.

Ilmoitukset verkkosivuilla ja sanomalehdessä tai virallisessa lehdessä ja sanomalehdessä, tulee mahdollisuuksien mukaan julkaista samanaikaisesti.

Mitä tietoja asiakirjan nähtävilläpitoilmoituksesta on käytävä ilmi?

Ilmoituksesta on käytävä ilmi seuraavat tiedot:

• mitä asia koskee
• missä asiakirjaa pidetään nähtävillä
• mihin ajankohtaan saakka asiakirjaa pidetään nähtävillä
• tiedoksisaannin katsotaan tapahtuneen 7. päivänä ilmoituksen julkaisemisesta viranomaisen verkkosivuilla.

Jos ilmoitusta ei ole voitu julkaista viranomaisen verkkosivuilla, ilmoituksessa on todettava tiedoksisaannin tapahtuneen 7. päivänä ilmoituksen julkaisemisesta virallisessa lehdessä.

Vaikka ilmoituksesta on käytävä muun muassa ilmi, mitä asia koskee, ilmoituksessa ei saa kuitenkaan selostaa asiakirjan sisältöä yksityiskohtaisesti tai sitä, mihin lopputulokseen asiassa on päädytty.

Ilmoituksessa saa julkaista ainoastaan sellaiset tiedot, joita ei ole säädetty salassa pidettäviksi.

Henkilötiedoista julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Ilmoituksen henkilötiedot poistetaan viranomaisen verkkosivuilta asiakirjan nähtävillä pitoajan päätyttyä.

Tiedoksianto ulkomaille

Tiedoksianto ulkomaille toimitetaan hallintolain tai asianomaisen vieraan valtion lainsäädännön mukaan, jollei Suomea sitovista kansainvälisistä sopimuksista ja velvoitteista muuta johdu.

Jos ulkomaille tarkoitettua tiedoksiantoa ei saada toimitetuksi, asiakirja annetaan tiedoksi Suomessa yleistiedoksiannolla. Säännös koskee luonnollisia henkilöitä sekä oikeushenkilöitä, joiden toimipaikka sijaitsee ulkomailla. Edellytyksenä siis on, että tiedoksianto on osoitettu henkilölle, jolla on ulkomailla pysyvä osoite.

Tiedoksiannon toimittamisesta toisessa pohjoismaassa on voimassa Suomen, Ruotsin, Norjan, Tanskan ja Islannin kesken tehty sopimus (SopS 26/1975), joka on Suomessa saatettu voimaan asetuksella (469/1975). Tätä sopimusta täydentää pohjoismaiden keskeisestä oikeusavusta tiedoksiannon toimittamisessa ja todistelussa annettu asetus (470/1975). Sopimuksen mukaan viranomainen voi näiden maiden välillä lähettää tiedoksiantopyynnön suoraan toisen sopimusmaan asianomaiselle valtion viranomaiselle.

Tiedon antaminen ratkaisusta muulle taholle

Päätösten tiedoksiannossa on otettava huomioon salassapitoa koskevat säännökset. Asianosaista, työnantajaa ja eläkelaitosta koskevat tiedot ovat yleensä salassa pidettäviä tietoja.

Jos esimerkiksi eläkeratkaisusta joudutaan antamaan tieto työnantajalle, sosiaalilautakunnalle tai muulle viranomaiselle, tiedon antaminen tehdään erillisellä ilmoituksella, joka laaditaan noudattaen salassapitoa koskevia määräyksiä.