Ohjetta on päivitetty työeläkelakien eläkehakemussäännökseen tehtyjen muutosten vuoksi.
Hallintoasian vireillepano työeläkeasioiden käsittelyssä
Voimassa 01.01.2020 - toistaiseksi
Soveltamisohje, Julkaisuaika 01.01.2020 Julkisuus: Julkinen
Pääsääntönä on asian kirjallinen vireillepano
Kirjallisella menettelyllä varmistetaan oikeiden ja riittävän täsmällisten tietojen saanti.
Asia laitetaan vireille kirjallisesti siten, että asiakirjassa ilmoitetaan vaatimukset perusteineen.
Asiakirjasta tulee näkyä,
- mitä asia koskee
- lähettäjän nimi
- tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi.
Asiakirjalla tarkoitetaan tässä yhteydessä sellaisia asiakirjoja, jotka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten viranomaisen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa.
Kirjallisen muodon vaatimus täyttyy myös, kun asiakirja on toimitettu viranomaiselle sähköisesti. Näin ollen kirjallisena pidetään muun muassa sähköpostia, sähköistä lomaketta, käyttöoikeutta sähköiseen järjestelmään, telekopiota (faksi) ja sähkettä.
Asian saa panna vireille suullisesti viranomaisen suostumuksella, jollei asian vireillepanoa ole säädetty nimenomaisesti kirjallisesti tehtäväksi.
Kun asia on pantu vireille muodollisesti asianmukaisella tavalla, eläkelaitokselle syntyy velvollisuus käsitellä ja ratkaista asia. Puutteellinenkin hakemus tulee vireille ja asiaa on ryhdyttävä käsittelemään. Tällöin henkilöä opastetaan korjaamaan puutteet.
Vireillepano eri työeläkeasioissa
Eläkkeen hakeminen
Pääsääntönä on, että eläkettä haetaan kirjallisesti. Eläkettä haetaan eläkelaitokselta hakemuksella, jossa on Eläketurvakeskuksen vahvistama, eläkeasian ratkaisemisen kannalta tarvittava tietosisältö. Hakemukseen on liitettävä eläkeasian ratkaisemiseksi tarvittava selvitys.
Jos eläkelaitoksella on kuitenkin jo eläkeasian ratkaisemiseksi tarvittavat tiedot, eläkelaitos voi ratkaista asian myös muunlaisen hakemuksen perusteella. Eläkelaitos voi ratkaista asian esimerkiksi eläkelaitoksen oman hakemuksen perusteella.
Erityistilanteissa eläkettä voi hakea myös suullisesti. Eläkettä voi hakea suullisesti esimerkiksi silloin, kun eläkkeensaaja hakee eläkkeen rinnalla karttunutta eläkettä vakuuttamisvelvollisuuden yläikärajan täytettyään.
Suullinen hakeminen voidaan toteuttaa esimerkiksi siten, että eläkehakemuksen vastaanottava henkilö käy puhelimitse eläkkeenhakijan kanssa läpi eläkkeen hakemisessa tarvittavat tiedot, jotka tavallisesti ilmoitetaan hakemuksella.
Jos eläkettä haetaan eläkelaitoksen omalla hakemuksella tai muulla tavoin, eläkelaitoksen on varmistettava se, että hakijan tahto eläkkeen hakemiseksi on todennettavissa siltä varalta, että eläkkeen hakemisesta syntyy epäselvyyttä ja hakija kiistää hakeneensa eläkettä.
Vakuutuksen hakeminen, irtisanominen ja päättäminen
TyEL:n ja YEL:n mukaisen vakuutussopimuksen vakuutusehtojen mukaan vakuutuksen irtisanominen ja päättäminen on tehtävä kirjallisesti.
Myös vakuutushakemus ja YEL-työtulon muutosilmoitus on tehtävä pääsääntöisesti kirjallisesti, mutta eläkelaitos voi hyväksyä myös suullisen ilmoituksen. Tällöin asia voi kuitenkin olla vaikea näyttää jälkikäteen toteen, jos asiasta tulee erimielisyyttä.
Eläketurvan selvittelypyynnöt ja itseoikaisupyynnöt
Eläketurvan selvittelypyynnön ja palkkatietojen korjauksen voi esimerkiksi laittaa vireille suullisesti. Asianosaiselle ilmoitetaan samalla, että käsittely aloitetaan suullisen ilmoituksen perusteella.
Eläkelaitos voi käsitellä asian ja antaa myönteisen päätöksen suullisesti tehdyn itseoikaisupyynnön perusteella. Jos oikaisemiseen ei ole aihetta, eläkelaitos ilmoittaa asianosaiselle, että asianosainen voi kirjallisesta pyynnöstä saada valituskelpoisen päätöksen. Keskustelusta tehdään muistio liitettäväksi asiakirjoihin.
Milloin asia tulee vireille?
Asian vireilletulo kirjallisessa vireillepanossa
Kirjallisesti vireillepantu hallintoasia tulee vireille, kun asian vireille panemiseksi tarkoitettu asiakirja on saapunut toimivaltaiseen viranomaiseen.
Asiakirjan katsotaan saapuneen viranomaiseen sinä päivänä, jona asiakirja on annettu viranomaiselle. Tämä tarkoittaa sitä päivää, jona
- asiakirjan sisältävä postilähetys on saapunut viranomaisen toimipaikkaan
- lähettäjä on toimittanut asiakirjan viranomaiseen henkilökohtaisesti tai lähetin välityksellä
- asiakirjan sisältävä postilähetys on saapunut viranomaisen postilokeroon tai viranomaiselle on toimitettu ilmoitus lähetyksen saapumisesta postiyritykseen.
Määräajassa toimitettava asiakirja on annettava viranomaiselle viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä (MääräaikaL 6 §).
Eläkehakemus tulee vireille sinä päivänä, kun eläkehakemus on saapunut työeläkelaeissa tarkoitetulle
- eläkelaitokselle
- Eläketurvakeskukselle
- eläkelaitoksen tai Eläketurvakeskuksen sitä varten valtuuttamalle asiamiehelle
- eläkelaitoksen kanssa samaan konserniin tai taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvalle muulle vakuutusyhtiölle
- Kelan toimistolle
- Melan asiamiehelle.
Jos asia on laitettu vireille sähköisesti, sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi viranomaiselle silloin, kun viesti on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Käsittelyllä tarkoitetaan viestin tietoteknistä käsittelyä ja telekopiolaitteita käytettäessä lähetetyn viestin tallentumista laitteen muistiin sekä mahdollisuutta purkaa viesti koneesta paperimuotoon.
Jos viestin saapumisajankohtaa ei voida selvittää, koska viranomaisen käyttämä sähköinen tiedonsiirtomenetelmä on ollut epäkunnossa, poissa käytöstä tai selvitystä ei muusta vastaavasta syystä voida esittää, sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi sinä ajankohtana, jona viesti on lähetetty. Tällöin lähettämisajankohdasta tulee esittää luotettava selvitys.
Kun eläkettä haetaan sähköisesti Työeläke.fi-järjestelmän kautta, eläkehakemuksen katsotaan saapuneen eläkelaitokseen sinä hetkenä, jona eläkkeenhakija on kuitannut eläkehakemuksen valmiiksi järjestelmässä. Kun eläkkeenhakija on kuitannut eläkehakemuksen, eläkehakemus on heti eläkelaitoksen käytettävissä. Kuittauspäivä tallentuu järjestelmään ja kuittauspäivä merkitään vireilletulopäiväksi hakemusrekisteriin.
Jos asiakirjan saapumisajankohta ei muutoin ilmene asiakirjasta, laitetaan asiakirjaan sen saapumisajankohdan osoittava leima. Leima laitetaan myös kaikkiin asiakirjan liitteisiin.
Kela eläkehakemuksen vastaanottajana
Jos eläkkeenhakija toimittaa eläkehakemuksensa Kelaan, Kela vastaanottaa hakemuksen ja siihen liittyvät asiakirjat sekä merkitsee järjestelmään muun muassa hakemuksen saapumispäivän Kelaan. Tämän jälkeen hakemusasiakirjat ja niihin liittyvät tiedot (mukaan lukien tieto hakemuksen saapumispäivä) välitetään eläkelaitokselle.
Kansallisissa eläkehakemuksissa Kelan merkitsemä hakemuksen saapumispäivä on hakemuksen vireilletulopäivä. Ulkomaan laitoksen lähettämissä hakemuksissa hakemuksen vireilletulopäivä näkyy ulkomailta tulleesta asiakirjasta
Asian vireilletulo suullisessa vireillepanossa
Suullisesti vireille pantu asia tulee vireille, kun asia on esitetty viranomaiselle ja käsittelyn aloittamiseksi tarvittavat tiedot on kirjattu.
Vireillepanoasiakirjan allekirjoittaminen
Työeläkelainsäädäntö ei nimenomaisesti edellytä eläkehakemuksen allekirjoittamista. Lain mukaan asiakirjaa ei tällöin tarvitse myöskään täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä ja eheyttä ole syytä epäillä.
Yleinen tulkintakäytäntö on kuitenkin ollut, että eläkkeenhakijan tai hänen edustajansa on allekirjoitettava hakemus. Tämä voi olla tarpeen sen vuoksi, että eläkelaitos saa maksusuojaa. Siten eläkelaitoksella on oikeus vaatia eläkehakemuksen allekirjoittamista.
Sähköistä asiakirjaa ei tarvitse kuitenkaan täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä. Näin toimitaan myös sähköisten eläkehakemusten osalta. Jos sen sijaan eläkehakemuksessa ei ole tietoja lähettäjästä tai asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä on syytä epäillä, eläkelaitos toimittaa asiakirjan asianosaiselle allekirjoitettavaksi.
Asiakirjan alkuperäisyydellä tarkoitetaan tässä tietoa lähettäjästä ja eheydellä asiakirjan säilymistä muuttumattomana.
Asiakirjan lähettäjä vastaa asiakirjan toimittamisesta
Asiakirja toimitetaan toimivaltaisen viranomaisen asiointiosoitteeseen lähettäjän omalla vastuulla. Tämä tarkoittaa vastuuta siitä, että asiakirja toimitetaan
- oikealle viranomaiselle ja
- määräajassa, jos asiakirjan toimittamiselle on asetettu määräaika.
Lähettäjä toimittaa myös sähköisen viestin omalla vastuullaan. Näin ollen lähettäjä vastaa esimerkiksi siitä, että lähettäjä käyttää asioinnissaan oikeaa eläkelaitoksen ilmoittamaa yhteystietoa ja että viesti saapuu tarvittaessa perille määräajassa.
Milloin asiakirjan vastaanottamisesta on ilmoitettava asiakirjan lähettäjälle?
Asiakirjan lähettäjälle on pyynnöstä annettava todistus asiakirjan kirjaamisesta tai muusta rekisteröinnistä.
Jos asiakirja on toimitettu sähköisesti, viranomaisen on viipymättä ilmoitettava sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta lähettäjälle. Ilmoitus voidaan toimittaa tietojärjestelmän välityksellä automaattisena kuittauksena tai muutoin. Vastaanottamisesta ilmoittaminen ei vaikuta asian käsittelyn edellytyksiin, josta säädetään erikseen.
Asiakirjan vastaanottamisesta ilmoittaminen ei koske kuitenkaan telekopiona tai vastaavalla tavalla saapunutta asiakirjaa.
Kuka vastaa hallintomenettelystä syntyvistä kuluista?
Hallintoasiassa kukin osapuoli vastaa omista kuluistaan. Näin ollen asianosainen vastaa omista menettelykuluistaan ja käsittelevä eläkelaitos vastaa eläkelaitokselle aiheutuvista käsittelykuluista.