Källmaterial för den vetenskapliga forskningens behov som ska förvaras varaktigt
Enligt arkivlagen är det arkivverket som bestämmer vilka handlingar och uppgifter i handlingar som ska förvaras varaktigt.
Inom det privata arbetspensionssystemet ska enligt riksarkivets utlåtande givet 27.5.1992 (01/16/92) pens-ionsbeslut och därtill anslutna handlingar som gäller personer som är födda den 18 och 28 i en månad under de år som slutar på siffran 0 eller 5 förvaras för den vetenskapliga forskningens behov. Arkivverket har gett Pensionsskyddscentralen tillstånd att ersätta samplingen av handlingar med uppgifter från Pensionsskyddscentralens pensionsregister som överförs på mikrofilm (arkivverkets utlåtande 10.8.2001, KA 172/43/01).
Pensionsskyddscentralen sparar inte längre separat material om pensionsbeslutsuppgifter enligt arkivlagen. Däremot förvarar Pensionsskyddscentralen enligt arkivverkets önskemål nu uppgifter om alla personers pensionsbeslut varaktigt för vetenskaplig forskning i pensionsfallsregistret. I registret görs inga gallringar som kan förhindra eller äventyra bevarandet av materialet enligt arkivlagen eller arkivverkets önskemål.
Pensionsskyddscentralen har sedan år 1990 haft ansvaret för att förvara handlingar för den vetenskapliga forskningens behov beträffande den privata sektorn. Pensionsanstalterna har ansvaret för förvarandet av pensionsbeslut och handlingar som hänför sig till beslut som meddelats före år 1990 (pensionsbeslutets dag senast 31.12.1989, pensionen kan börja senare) för vetenskaplig forskning. Pensionsanstalterna har dessutom varit ålagda att föra bok över de handlingar de förvarar.
Pensionsskyddscentralen och Keva avtalade 15.10.2015 om att Pensionsskyddscentralen fr.om. år 1990 varaktigt förvarar också registeruppgifterna om verkställigheten av pensionsskyddet för kommunanställda som är födda den 18 och 28 i en månad under de år som slutar på siffran 0 eller 5 och fr.o.m. år 2000 registeruppgifterna om verkställigheten av pensionsskyddet för statens, evangelisk-lutherska kyrkans och Folkpensionsanstaltens anställda födda samma dagar. Dessutom förvarar Pensionsskyddscentralen varaktigt registeruppgifterna om verkställigheten av pensionsskyddet för ministrar, riksdagens talmän och riksdagsledamöter för alla år fr.o.m. år 2000. Detsamma gäller registeruppgifterna om de finländska Europaparlamentsledamöter som har valts före år 2009 och som har beslutat att behålla sitt nationella pensionsskydd. Enligt avtalet sparar Pensionsskyddscentralen uppgifterna elektroniskt eller på något annat sätt som arkivverket godkänt.
Avtalet mellan Pensionsskyddscentralen och Keva bygger på arkivverkets beslut 19.12.2011 om varaktig förvaring av handlingar som gäller verkställigheten av pensionsskyddet för anställda inom staten, evangelisk-lutherska kyrkan och Folkpensionsanstalten. (AL/17188/07.01.01.03.01/2011).
Varaktig förvaring av registeruppgifter
Uppgifterna i följande register förvaras varaktigt:
- intjäningssystemet
- pensionregistret
- samfunds- och pensionsordningsregistret
Dessutom ska Pensionsskyddscentralen enligt arkivverkets utlåtande KA 172/43/01, givet 10.8.2001, förvara beskrivningen och dokumentationen över sitt pensionsregister varaktigt antingen i pappersform eller på mikrofilm.
Varaktig förvaring av förteckningar och planer
Arkivverket anser att det är viktigt att alla följande handlingar förvaras varaktigt:
- förteckningarna över utgallrade handlingar
- arkivförteckningarn
- arkivbildningsplanerna
- datahanteringsplanerna.
Dessa utgör tillsammans bevis på vilka handlingar och uppgifter som har inkommit till organisationen och hur de har hanterats. Arkivverket förutsätter i synnerhet att förteckningar över utgallrade handlingar förvaras varaktigt.
Varaktig förvaring av metadata
I fråga om handlingar som ska förvaras varaktigt måste arkivbildaren avgöra i vilken omfattning metadata, som väsentligt förbättrar handlingarnas användbarhet, ska förvaras utöver de sedvanliga identifierings- och hanteringsuppgifterna.
I metadatamallen som finns som bilaga till arkivverkets föreskrift (AL 9815/07.01.01.00/2008) anges de obligatoriska metadata som enligt föreskriften om förvaring av elektroniskt material (s.k. SÄHKE2-föreskriften) ska förvaras varaktigt.
Metadata för utgallrade handlingar
Enligt arkivverkets föreskrift (AL 9815/07.01.01.00/2008) ska metadata om ärenden och åtgärder förvaras varaktigt.
Arkivverket fastställer i sitt tillståndsbeslut om elektronisk arkivering till organisationen vilka metadata för utgallrade handlingar som ska förvaras varaktigt.
Arkivutskrifter
I arkivverkets föreskrift (KA 195/40/2003, utfärdad 10.6.2003) anges vilka arkivutskrifter som skall förvaras varaktigt. Föreskriften finns på arkivverkets webbplats.
Föreskriften tillämpas om organisationens ärendehanteringssystem eller handlingsregister inte uppfyller arkivverkets föreskrift KA 1486/40/2005 eller AL9815/07.01.01.00.2008.